E-Mail- und Cloud-Migration für Arztpraxen, Zahnarztpraxen und MVZ

Warum die Migration einer Praxis anders ist

In der Praxis-Mail stecken Informationen, die rechtlich besonders geschützt sind. Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten, ihre Verarbeitung ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig. Dazu kommt die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB, die nicht nur die Behandelnden selbst, sondern auch ihr Personal bindet.

Lange war unklar, ob eine Praxis überhaupt einen externen IT-Dienstleister an Systeme mit Patientenbezug lassen darf. Seit der Neufassung des § 203 StGB im Jahr 2017 ist das geregelt: Berufsgeheimnisträger dürfen externe Personen in ihre Tätigkeit einbeziehen, soweit das für die Leistung erforderlich ist — und müssen diese Personen zur Geheimhaltung verpflichten. Für eine Migration heißt das: Der Dienstleister braucht nur Zugriff auf das, was er für den Umzug benötigt, und er muss vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Beides deckt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab, den wir vor Projektbeginn mit Ihnen schließen: Er beschränkt unseren Zugriff auf das für die Migration Erforderliche und verpflichtet uns und alle beteiligten Mitarbeitenden zur Vertraulichkeit.

Was umzieht — und was bewusst nicht

Gegenstand der Migration ist die normale Praxis-E-Mail: die Postfächer von Ärztinnen und Ärzten, der Anmeldung, der Abrechnung und die Funktionsadressen wie info@ oder termine@. Wir übertragen E-Mails samt Ordnerstruktur und Anhängen, bei Exchange-Quellen auf Anfrage auch Kalender und Kontakte, und prüfen nach dem Umzug jedes Objekt gegen die Quelle.

Ausdrücklich nicht betroffen sind die Fachsysteme der Praxis:

• Das Praxisverwaltungssystem (PVS) mit der Patientendokumentation bleibt, wo es ist. Wir migrieren keine Patientenakten.
• KIM (Kommunikation im Medizinwesen) läuft über die Telematikinfrastruktur und einen eigenen KIM-Dienst. Eine KIM-Adresse ist kein gewöhnliches Postfach und wird von einer E-Mail-Migration nicht berührt. eArztbrief, eAU und ähnliche Nachrichten laufen danach wie zuvor.
• Konnektor, Kartenterminals und die TI-Anbindung bleiben unverändert.

Wer heute KIM-Nachrichten in Outlook neben der normalen Praxis-Mail nutzt, muss nach dem Umzug lediglich das KIM-Konto im neuen Outlook-Profil wieder einrichten. Das sprechen wir in der Erstanalyse an, damit es nicht untergeht.

Typische Ausgangslagen in Praxen

• IMAP-Postfächer beim Hoster: Die Praxis-Domain liegt seit Jahren bei IONOS, STRATO, der Telekom oder einem regionalen Anbieter, jedes Postfach wird einzeln in Outlook abgerufen, Termine stehen im PVS oder auf Papier. Hier migrieren wir die E-Mails mit Ordnern; Kalender oder Kontakte gibt es in einem IMAP-Konto nicht.
• Alter Exchange- oder Small-Business-Server im Keller: Oft vom früheren IT-Betreuer aufgesetzt, inzwischen ohne Support, mit Backup-Lücken. Der Wechsel zu Exchange Online nimmt der Praxis den Serverbetrieb ab.
• Wechsel des IT-Betreuers: Der bisherige Dienstleister hört auf oder die Zusammenarbeit endet, Zugangsdaten sind unvollständig, niemand weiß genau, welche Postfächer existieren. Unsere Discovery-Analyse erfasst den Bestand, bevor etwas angefasst wird.
• Praxisübernahme oder Zusammenschluss zum MVZ: Mehrere Standorte mit unterschiedlichen Anbietern sollen in einer Umgebung zusammenlaufen.

Ablauf ohne Praxisausfall

Eine Praxis kann nicht für einen Umzugstag schließen. Deshalb läuft die Migration so, dass der Sprechstundenbetrieb davon nichts merkt:

1. Erstanalyse und Festpreis: Wir sichten Postfächer, Größen und Funktionsadressen und nennen danach einen verbindlichen Preis. Die Analyse ist kostenlos.
2. Testmigration: Zwei bis drei echte Postfächer werden probeweise übertragen. Sie sehen das Ergebnis im neuen System, bevor Sie sich festlegen.
3. Vorab-Migration im laufenden Betrieb: Der gesamte Bestand wird im Hintergrund kopiert, während die Praxis normal mit dem alten System arbeitet. Wir lesen nur, in der Quelle wird nichts verändert oder gelöscht.
4. Umstellung abends oder am Wochenende: Zum vereinbarten Stichtag, etwa Freitagabend oder Samstag, wird die Mail-Zustellung (MX-Eintrag) auf die neue Plattform umgestellt. Ein Delta-Sync holt alles nach, was seit der Vorab-Migration eingetroffen ist.
5. Montagmorgen: Das Team startet mit vollständigen Postfächern. Nichts wird auf den Praxisrechnern installiert; Outlook wird lediglich mit dem neuen Konto verbunden.
6. Validierung: Unsere Software gleicht Quelle und Ziel pro Postfach und Ordner ab. Sie erhalten einen Abschlussbericht, der die Vollständigkeit belegt und auch benennt, was nicht automatisch übertragen wurde.

Die sechs Phasen im Detail stehen unter Ablauf; wie Sie die Umstellung der MX-Einträge ohne Lücke planen, erklärt der Ratgeber E-Mail-Umzug ohne Ausfall.

Datenschutz und Vertrag

Für eine Praxis sind nicht die Funktionen des Migrationswerkzeugs entscheidend, sondern die Frage, wer die Daten wann sieht und wo sie liegen. Unsere Antworten darauf:

• Server in Deutschland und der EU: Die Migration läuft ausschließlich über unsere eigenen Server; wir nutzen keine Migrationsdienste von Drittanbietern. Die Daten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht.
• Eigene Software: Wir setzen unsere selbst entwickelte Migrationssoftware ein und kontrollieren jeden Verarbeitungsschritt.
• Zugangsdaten verschlüsselt: Passwörter und Zugriffsschlüssel liegen ausschließlich verschlüsselt in einem Schlüsseltresor, nie im Klartext in Datenbank oder Protokollen.
• Löschung nach Projektende: Zugangsdaten und zwischengespeicherte Inhalte werden nach Abschluss und Abnahme gelöscht.
• AVV mit Vertraulichkeitspflicht: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor Projektbeginn, inklusive der Verpflichtung aller Beteiligten zur Vertraulichkeit.

Die Wahl der Zielplattform liegt bei Ihnen. Microsoft wie Google bieten EU-Rechenzentren und Auftragsverarbeitungsverträge an; welche Einstellungen Ihre Praxis dort benötigt, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Mehr dazu im Ratgeber DSGVO-konforme Cloud-Migration.

Aufbewahrung und Archive

Für Praxen gelten Aufbewahrungspflichten, etwa für die Patientendokumentation und für steuerlich relevante Unterlagen. E-Mails, die Teil dieser Dokumentation sind, müssen auch nach dem Umzug vollständig und lesbar bleiben. Deshalb übertragen wir Postfächer komplett mit allen Ordnern und Anhängen und belegen die Vollständigkeit im Abschlussbericht. Wo ältere Bestände nur noch als Export-Datei existieren, importieren wir diese mit, siehe PST/MBOX-Archive importieren.

Welche Fristen für Ihre Praxis im Einzelnen gelten, hängt von Fachrichtung und Dokumentenart ab; maßgeblich sind die berufs- und steuerrechtlichen Vorgaben, die Sie mit Ihrer Kammer oder Ihrem Steuerberater klären.

Dies ist keine Rechtsberatung. Die Hinweise auf dieser Seite beschreiben unsere Arbeitsweise und allgemein bekannte Rahmenbedingungen. Ob und wie eine Migration in Ihrer Praxis rechtlich zu bewerten ist, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung.

Was eine Praxis-Migration kostet

Unsere Listenpreise sind öffentlich und gelten auch für Praxen. Die Projektpauschale beträgt 200 € bei Cloud-Quellen wie IMAP-Postfächern beim Hoster und 300 € bei einem eigenen Exchange-Server. Dazu kommen 29 € je Postfach für E-Mails samt Ordnern, inklusive Delta-Sync und Validierung. Eine Praxis mit zehn IMAP-Postfächern zahlt damit 490 € netto, ein MVZ mit 30 Postfächern vom eigenen Exchange-Server 1.170 € netto. Ab 50 Postfächern sinkt die Postfach-Summe um 10 %, ab 100 um 15 %. Alle Preise netto zzgl. USt.; die Lizenzen für Microsoft 365 oder Google Workspace sind nicht enthalten.

Ihre eigene Konfiguration berechnen Sie im Preisrechner; die Details zu den Leistungen stehen unter Microsoft-365-Migration und Exchange-Migration.