Warum der Exchange Server im Haus abgelöst wird
Die Anlässe ähneln sich: Die Hardware oder das Hostsystem ist am Ende der Laufzeit, die eingesetzte Exchange-Version läuft aus dem Support, die Zahl der Sicherheitslücken mit Notfall-Patches ist nicht mehr tragbar, oder der einzige Administrator, der den Server kennt, geht in Ruhestand. Dazu kommt der Wunsch nach Mobilgeräte-Anbindung, Teams oder einfach nach einem Betrieb ohne Wartungsfenster am Wochenende.
Ob das Ziel Microsoft 365 oder Google Workspace heißt, ist für den Umzug zweitrangig; beide Routen beherrscht unsere Software. Die Entscheidung erleichtert der Vergleich Google Workspace vs. Microsoft 365; die Zielseiten beschreiben, was dort jeweils ankommt: Microsoft 365 Migration und Google Workspace Migration.
Was wir aus Exchange übernehmen und was nur auf Anfrage geht
Zum Festpreis übertragen wir E-Mails mit kompletter Ordnerstruktur und Anhängen; Posteingang, Gesendet, Entwürfe und Gelöschte Elemente landen im Ziel in den echten Systemordnern. Verteilergruppen nehmen wir mit Mitgliedern und Besitzern mit. Ehrlich gesagt werden muss, was auf dieser Route nicht im Festpreis steckt:
- Kalender und Kontakte aus Exchange migrieren wir auf Anfrage. Der Grund ist nicht, dass es technisch unmöglich wäre, sondern dass Alter und Datenpflege der Exchange-Umgebung den Aufwand bestimmen; wir prüfen in der Discovery-Analyse, wie sauber die Daten sind, und nennen dann einen Preis.
- Öffentliche Ordner haben in Exchange Online und Google Workspace kein direktes Gegenstück. Wir übertragen ihre Inhalte auf Anfrage in freigegebene Postfächer, Gruppen oder Ablagen; die Zuordnung legen wir vorher gemeinsam fest.
- Nicht automatisch: Postfachberechtigungen und Stellvertretungen, „Senden als“, Posteingangsregeln, Transportregeln des Servers, Administratorrollen und der DNS-Wechsel. Im Ziel Microsoft 365 kommen Mails zudem als ungelesen an.
Archivpostfächer und bereits exportierte PST-Dateien importieren wir direkt in das Zielpostfach oder ein Archivpostfach; was dabei zu beachten ist, steht im Ratgeber PST-, mbox- und EML-Archive importieren.
Zugang zum Exchange Server: ohne Installation, ohne Agent
Unsere Software greift über Exchange Web Services (EWS) auf Ihren Server zu, mit einem Dienstkonto, das lesenden Zugriff auf die zu migrierenden Postfächer erhält. Auf dem Server wird nichts installiert, es läuft kein Agent, und am Bestand wird nichts verändert. Der Zugriff erfolgt von unseren Servern in Deutschland aus, entweder über den ohnehin veröffentlichten EWS-Endpunkt oder über eine Freigabe in Ihrer Firewall für unsere Adressen. Diese Abstimmung mit Ihrem IT-Partner ist der Grund, warum die Projektpauschale für On-Premises-Quellen 300 € statt 200 € beträgt.
In der Discovery-Analyse erfassen wir Postfächer, Größen, Ordner, Verteilergruppen und öffentliche Ordner, damit Angebot und Zeitplan auf echten Zahlen beruhen. Unterstützt werden Exchange Server ab Version 2016 (2016, 2019, Subscription Edition). Für die Firewall-Freigabe des EWS-Endpunkts nennen wir Ihnen eine feste Quell-IP-Adresse unserer Migrationsserver.
Umstellung: MX, Autodiscover und Outlook-Profile
Die Vorab-Migration kopiert den Bestand, während Exchange normal arbeitet; bei großen Postfächern ist das der entscheidende Zeitgewinn. Zum Stichtag wird die Zustellung umgestellt: MX-Einträge auf das Ziel, SPF, DKIM und DMARC angepasst, bei einem vorgeschalteten Mail-Gateway oder Spamfilter dessen Weiterleitung geändert. Danach zieht der Delta-Sync alle Mails nach, die seit der Vorab-Migration noch auf dem Exchange eingegangen sind. Erst wenn der Abschlussbericht vorliegt, schalten Sie den Server ab.
Zwei Punkte sind bei Exchange besonders: Der Autodiscover-Eintrag Ihrer Domain muss nach der Umstellung auf das Ziel zeigen, damit Outlook die neuen Postfächer findet, und die Nutzer brauchen ein neues Outlook-Profil, weil ein Exchange-Profil nicht auf einen anderen Server umgebogen werden kann. Beides geschieht nach dem Cutover, nicht davor; wir liefern dafür eine kurze Anleitung. Die Reihenfolge im Detail erklärt der Ratgeber E-Mail-Umzug ohne Ausfall, das ganze Projekt die Seite Ablauf.
Datenschutz: aus dem eigenen Rechenzentrum in die Cloud
Wer bisher einen Exchange Server im Haus betrieben hat, hat sich oft bewusst gegen die Cloud entschieden. Umso wichtiger ist, dass der Weg dorthin nachvollziehbar bleibt: Die Daten verlassen Ihren Server nur in Richtung unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland und der EU und von dort in Ihren Ziel-Tenant. Kein Drittanbieter-Dienst, keine Zwischenspeicherung außerhalb des europäischen Rechtsraums. Das Dienstkonto und die Firewall-Freigabe werden nach Projektabschluss entfernt, Zugangsdaten gelöscht. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen wir auf Wunsch. Ob Ihre Branche zusätzliche Anforderungen an den Cloud-Betrieb stellt, etwa Berufsgeheimnisträger, klären Sie mit Ihrem Berater; wir beraten technisch, nicht rechtlich. Hinweise für Praxen und Kanzleien unter Arztpraxis und Kanzlei.
Was Sie bekommen und was es kostet
Discovery-Bericht mit echtem Bestand, Festpreis-Angebot, Testmigration an zwei bis drei Postfächern, Vorab-Migration, Cutover-Begleitung, Delta-Sync und Abschlussbericht mit Validierung pro Postfach und Ordner. Ein fester Ansprechpartner von der ersten Anfrage bis zur Abschaltung des alten Servers. Preislich: 300 € Projektpauschale für die On-Premises-Quelle plus 29 € je Postfach für E-Mails; 40 Postfächer kosten damit 1.460 € netto, ab 50 Postfächern greifen 10 % Rabatt auf die Postfach-Summe. Kalender, Kontakte und öffentliche Ordner kommen nach Aufwand dazu, Lizenzen der Zielplattform zahlen Sie direkt an Microsoft oder Google. Im Preisrechner ist Exchange Server bereits als Quelle vorausgewählt. Ein Beispiel mit konkreten Schritten: Exchange Server zu Microsoft 365.
