E-Mail- und Cloud-Migration für Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Mandantengeheimnis und Berufsrecht: Warum der Dienstleister zählt

Rechtsanwältinnen, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sind Berufsgeheimnisträger. Was sie von Mandanten erfahren, ist strafrechtlich über § 203 StGB geschützt; zusätzlich schreibt das jeweilige Berufsrecht vor, wie mit Dienstleistern umzugehen ist, die Einblick in Mandatsdaten erhalten könnten. Beide Ebenen sind beim Umzug der Postfächer betroffen, denn wer migriert, hat technisch Zugriff auf den gesamten Bestand.

Die Gesetzesänderung von 2017 hat die Einbindung externer Dienstleister ausdrücklich erlaubt, allerdings unter Bedingungen: Die Offenlegung darf nur so weit gehen, wie es für die Leistung erforderlich ist, und der Dienstleister muss zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Parallel dazu verlangen die berufsrechtlichen Regelungen eine entsprechende vertragliche Absicherung. Diese Anforderungen erfüllen wir vertraglich über den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO: Vertraulichkeitspflicht aller Beteiligten, Zugriff nur in dem Umfang, den der Umzug tatsächlich braucht, und Löschung aller Zugänge nach Abschluss.

DATEV, Kanzleisoftware, beA: Was umzieht und was nicht

Eine Kanzlei arbeitet selten nur mit Outlook. Deshalb grenzen wir vorab klar ab, welche Systeme die Migration berührt:

• E-Mail-Postfächer der Berufsträger, der Mitarbeitenden und die Funktionsadressen (kanzlei@, buchhaltung@, fristen@) sind der eigentliche Gegenstand des Umzugs. Übertragen werden E-Mails mit Ordnerstruktur und Anhängen; bei einem Exchange-Server auf Anfrage auch Kalender und Kontakte.
• DATEV: Die Daten im DATEV-Rechenzentrum, Dokumentenmanagement und Rechnungswesen sind von einem E-Mail-Umzug nicht betroffen. Nutzen Sie die E-Mail-Ablage aus Outlook heraus in DATEV, muss diese Verbindung nach dem Wechsel auf das neue Konto umgestellt werden.
• Kanzleisoftware: Aktenführung, Fristen und Wiedervorlagen liegen in der Kanzleisoftware und bleiben dort. Ob und wie sie an Outlook angebunden ist (etwa zur Ablage von E-Mails in die elektronische Akte), erfassen wir in der Erstanalyse, damit die Anbindung nach dem Umzug wieder funktioniert.
• beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) und das Pendant der Steuerberater sind eigenständige Systeme mit eigener Infrastruktur und eigenen Zugangskarten. Sie sind kein E-Mail-Postfach und werden nicht migriert. Der Zugang bleibt unverändert.

Hilfreich ist eine Liste der Werkzeuge, die mit Outlook zusammenspielen: Signatur-Add-ins, Dokumentenverwaltung, Diktier- oder Zeiterfassungslösungen. Wir prüfen vorab, welche davon nach der Umstellung neu verbunden werden müssen.

Ausgangslagen, die wir in Kanzleien antreffen

• Postfächer beim Webhoster: Die Kanzlei-Domain mit IMAP-Konten bei einem Hosting-Anbieter, teils mit Größenlimits, die immer wieder zum Löschen zwingen. Beim Umzug nehmen wir die E-Mails mit Ordnern mit; Kalender und Adressbücher kennt ein IMAP-Konto nicht, dafür braucht es einen Blick auf die bisherige Lösung.
• Exchange-Server in der Kanzlei: Häufig mit öffentlichen Ordnern für gemeinsame Kontakte und Kalender. Öffentliche Ordner haben in der Cloud kein direktes Gegenstück und werden auf freigegebene Postfächer oder SharePoint abgebildet, das beziffern wir im Angebot gesondert.
• Neuer IT-Betreuer: Der Wechsel des Systemhauses ist oft der Anlass, auch die E-Mail-Plattform zu erneuern. Dokumentation fehlt, Zugänge sind verstreut. Unsere Discovery-Analyse ersetzt das Rätselraten durch eine belastbare Bestandsliste.
• Sozietät, Zusammenschluss, Abspaltung: Berufsträger wechseln mit ihren Mandaten in eine andere Kanzlei oder gründen aus. Dann sind einzelne Postfächer in einen anderen Microsoft-365-Tenant zu überführen, siehe Tenant-to-Tenant-Migration.

Umstellung ohne Fristenrisiko

Eine verpasste Frist ist für eine Kanzlei ein Haftungsfall. Die Migration darf deshalb an keinem Werktag den Posteingang unterbrechen. So gehen wir vor:

1. Bestand erfassen und Festpreis nennen: Welche Postfächer, wie groß, welche Funktionsadressen, welche Anbindungen. Die Erstanalyse ist kostenlos, danach steht der Preis fest.
2. Testmigration an echten Postfächern: Bevor die gesamte Kanzlei umzieht, übertragen wir zwei bis drei Konten probeweise und zeigen das Ergebnis.
3. Vorab-Migration ohne Unterbrechung: Alle Postfächer werden im Hintergrund kopiert, parallel und in der Reihenfolge, die Sie vorgeben. Die Kanzlei arbeitet währenddessen unverändert mit dem alten System; dort wird nichts verändert.
4. Stichtag außerhalb der Bürozeiten: Die Zustellung wird am Wochenende umgestellt, damit keine Gerichtspost in ein Zeitfenster fällt, in dem gerade geschaltet wird. Der Delta-Sync überträgt alles, was seit der Vorab-Migration neu eingegangen ist.
5. Erster Arbeitstag auf der neuen Plattform: Outlook wird mit dem neuen Konto verbunden, auf den Arbeitsplätzen wird nichts installiert. Ein fester Ansprechpartner ist an diesem Tag erreichbar.
6. Nachweis statt Bauchgefühl: Die Validierung vergleicht Quelle und Ziel pro Postfach und Ordner. Der Abschlussbericht dokumentiert die Vollständigkeit und führt auf, was manuell nachzurichten ist, etwa Sendeberechtigungen für Funktionsadressen.

Den vollständigen Phasenplan finden Sie unter Ablauf. Ob Sie das Projekt besser selbst stemmen oder beauftragen, wägt der Ratgeber Selbst migrieren oder Dienstleister ab.

Handakten, GoBD und Archive

Kanzleien unterliegen mehreren Aufbewahrungspflichten zugleich: berufsrechtlich für Handakten, steuerrechtlich für Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz, dazu die GoBD-Anforderungen an die unveränderte Aufbewahrung steuerrelevanter E-Mails. Für die Migration bedeutet das: Kein Postfach darf „aufgeräumt“ umziehen, sondern vollständig, mit allen Unterordnern, Anhängen und Zeitstempeln. Genau das belegt unser Abschlussbericht pro Postfach.

Alte Jahrgänge, die als PST-Dateien auf einem Dateiserver oder als Export des Vorgängersystems liegen, nehmen wir mit in das neue Postfach oder in ein Archivpostfach auf, siehe PST/MBOX-Archive importieren. Ein revisionssicheres Archivsystem ersetzt die Migration allerdings nicht; ob Ihre Kanzlei eines benötigt, entscheidet sich nach Mandatsstruktur und Beratung.

Dies ist keine Rechtsberatung. Wir beschreiben hier unsere Vorgehensweise und allgemein bekannte Rahmenbedingungen. Welche berufs- und datenschutzrechtlichen Pflichten für Ihre Kanzlei konkret gelten, prüfen Sie bitte selbst oder mit Ihrer Kammer.

Vertraulichkeit während des Projekts

Zwischen Erstanalyse und Abschlussbericht haben wir technischen Zugriff auf Ihre Postfächer. Dafür gelten feste Regeln:

• Die Übertragung läuft ausschließlich über unsere eigenen Server in Deutschland und der EU, mit unserer selbst entwickelten Software und ohne Migrationsdienste von Drittanbietern.
• Zugangsdaten und Zugriffsschlüssel werden verschlüsselt in einem Schlüsseltresor abgelegt und erscheinen weder in Datenbanken noch in Protokollen im Klartext.
• Nach Abnahme werden Zugänge entzogen und zwischengespeicherte Inhalte gelöscht.
• Den AVV nach Art. 28 DSGVO mit Vertraulichkeitspflicht schließen wir vor Projektbeginn.

Welche Einstellungen Sie in Microsoft 365 oder Google Workspace für den laufenden Betrieb treffen sollten, etwa Standort der Daten oder Verschlüsselung, erläutert der Ratgeber DSGVO-konforme Cloud-Migration.

Preise für Kanzleien

Kanzleien zahlen dieselben öffentlichen Listenpreise wie alle anderen Kunden, ohne Branchenaufschlag. Je Postfach berechnen wir 29 € für E-Mails samt Ordnern; die einmalige Projektpauschale liegt bei 200 € für Cloud-Quellen und bei 300 € für einen Exchange-Server im Haus. Beispiel: Eine Kanzlei mit 15 Postfächern auf einem eigenen Exchange-Server zahlt 735 € netto, eine Steuerkanzlei mit 60 IMAP-Postfächern 1.766 € netto, weil ab 50 Postfächern 10 % Rabatt auf die Postfach-Summe greifen. Kalender und Kontakte aus Exchange sowie öffentliche Ordner beziffern wir nach der Erstanalyse. Alle Preise netto zzgl. USt., Lizenzen nicht enthalten.

Rechnen Sie Ihre Konfiguration im Preisrechner durch oder lesen Sie, wie sich die Kosten einer Migration zusammensetzen.