Drei Wege, ein Ziel
Für den Umzug von E-Mails, Kalendern, Kontakten und Dateien gibt es im Kern drei Wege:
- Bordmittel der Zielplattform und der Mailprogramme: kostenlos, von den Herstellern dokumentiert, in ihrem Funktionsumfang auf bestimmte Quellen und Datenarten zugeschnitten.
- Spezialisierte Migrationstools, die Sie selbst lizenzieren und bedienen: breitere Abdeckung, mehr Steuerung, aber Einarbeitung und eigene Verantwortung für Planung und Ergebnis.
- Ein Dienstleister, der die Migration mit eigener Software plant, durchführt und nachweist: Festpreis, fester Ansprechpartner, Verantwortung für das Ergebnis liegt beim Anbieter.
Keiner dieser Wege ist grundsätzlich richtig oder falsch. Es kommt auf Ihre Situation an.
Was die Bordmittel können
Microsoft 365
Das Exchange Admin Center bietet Migrationsfunktionen, mit denen sich Postfächer aus IMAP-Quellen, aus Exchange-Servern und aus Google Workspace nach Exchange Online holen lassen. Für IMAP-Quellen gilt dabei, was für IMAP immer gilt: Es werden nur E-Mails übertragen, keine Kalender und Kontakte, weil das Protokoll sie nicht kennt. Für Dateien gibt es den Migrationsmanager in SharePoint, der Dateifreigaben und einige Cloud-Speicher nach OneDrive und SharePoint überträgt. Für PST-Dateien steht ein Import per Netzwerk-Upload zur Verfügung.
Google Workspace
Google stellt in der Admin-Konsole einen Datenmigrationsdienst bereit, der je nach Quelle E-Mails und teilweise Kalender und Kontakte aus anderen Umgebungen übernimmt. Für Dateien ist der Funktionsumfang je nach Quelle unterschiedlich; Details stehen in der aktuellen Google-Dokumentation.
Mailprogramme
Outlook und Thunderbird können zwei Konten gleichzeitig halten. Wer das alte IMAP-Konto und das neue Konto einrichtet, kann Ordner per Drag-and-drop hinüberziehen. Thunderbird speichert lokal im mbox-Format und lässt sich als Exportwerkzeug nutzen; Outlook exportiert nach PST. Das funktioniert für ein einzelnes Postfach, läuft aber über den Rechner des Nutzers, dauert bei großen Postfächern lange und muss für jedes Postfach einzeln gemacht werden. Für Archive siehe PST, mbox und EML importieren.
Wo die Bordmittel an Grenzen stoßen
Die Grenzen sind weniger technische Mängel als Zuschnitt. Hersteller-Werkzeuge sind auf den Weg in die eigene Plattform optimiert und auf Standardfälle. Typische Einschränkungen, die Sie vorab prüfen sollten:
- Datenarten. Aus IMAP kommen nur E-Mails. Ob Kalender, Kontakte, Gruppen, Freigaben oder geteilte Ablagen übernommen werden, hängt von Quelle, Ziel und Werkzeug ab und ist im Zweifel in der Hersteller-Dokumentation nachzulesen.
- Nachweis. Bordmittel melden in der Regel, ob ein Postfach durchgelaufen ist und wie viele Elemente übertragen wurden. Einen Abgleich pro Objekt gegen die Quelle, der benennt, was fehlt und warum, liefern sie nach unserer Kenntnis nicht in der Form, die man für eine Löschfreigabe der Quelle braucht.
- Delta-Sync und Cutover-Planung. Die Werkzeuge übertragen Daten, aber die Reihenfolge Vorab-Migration, MX-Umstellung, Nachzug, Validierung müssen Sie selbst planen und zum Stichtag selbst durchführen, meist am Wochenende.
- Sonderfälle. Freigegebene Postfächer, Verteiler, öffentliche Ordner, Gruppenordner, Freigabeberechtigungen und Nutzerzuordnungen zwischen unterschiedlich benannten Konten erfordern Handarbeit.
- Zugangsdaten. Bei IMAP-Migrationen mit Bordmitteln hinterlegen Sie die Passwörter aller Postfächer in einer CSV-Datei im Admin-Portal. Das ist vorgesehen, verlangt aber Disziplin beim Umgang mit dieser Datei.
Spezialisierte Tools
Zwischen Bordmitteln und Dienstleister liegen Migrationstools, die Sie lizenzieren und selbst bedienen. Sie decken meist mehr Quellen und Datenarten ab, erlauben Zuordnungstabellen, Zeitpläne und Wiederholungsläufe und liefern Berichte. Die Abwägung: Sie bezahlen Lizenzkosten pro Postfach oder Nutzer, arbeiten sich ein, tragen die Verantwortung für Planung, Durchführung und Fehlerbehebung selbst, und Sie müssen prüfen, über welche Infrastruktur das Tool Ihre Daten bewegt, siehe DSGVO-konforme Cloud-Migration. Für IT-Abteilungen, die regelmäßig migrieren, kann das die richtige Wahl sein. Für ein einmaliges Projekt bedeutet es, Know-how aufzubauen, das danach nicht mehr gebraucht wird.
Der Dienstleister
Ein Dienstleister übernimmt Planung, Durchführung, Nachweis und Verantwortung. Bei Migravault heißt das konkret: kostenlose Erstanalyse mit Discovery-Bericht, Festpreis-Angebot, Testmigration an echten Postfächern, Vorab-Migration im laufenden Betrieb, Delta-Sync zum Stichtag, Validierung pro Objekt mit Abschlussbericht, fester Ansprechpartner. Die Software ist selbst entwickelt, die Daten laufen ausschließlich über eigene Server in Deutschland und der EU, auf Endgeräten wird nichts installiert. Die Phasen im Detail stehen unter Ablauf. Was ein Dienstleister nicht abnimmt: die Entscheidung, was migriert wird, die Beschaffung der Lizenzen und die Kommunikation mit dem eigenen Team.
Die Kriterien im Einzelnen
Postfachzahl
Bei einem bis drei Postfächern ist der manuelle Weg vertretbar. Ab etwa zehn Postfächern wird Handarbeit fehleranfällig, weil jeder Schritt zehnmal gemacht und zehnmal geprüft werden muss. Ab fünfzig Postfächern ist eine Automatisierung mit Zuordnungstabellen, parallelen Läufen und Berichten praktisch Pflicht.
Datenarten
Nur E-Mails? Dann sind die Bordmittel oft ausreichend. Kommen Kalender mit Serienterminen, Kontakte, Gruppen, geteilte Ablagen oder Freigabeberechtigungen hinzu, steigt der Aufwand überproportional, weil jede Datenart eigene Regeln und eigene Fehlerquellen hat.
Ausfalltoleranz
Kann Ihr Unternehmen einen Tag ohne E-Mail überstehen? Wenn ja, ist ein einfacher Cutover mit anschließendem Import machbar. Wenn nein, brauchen Sie Vorab-Migration, Delta-Sync und einen geplanten Stichtag. Wie das ohne Ausfall geht, beschreibt der Ratgeber E-Mail-Umzug ohne Ausfall.
Nachweispflicht
Müssen Sie belegen, dass alles angekommen ist, etwa gegenüber Geschäftsführung, Wirtschaftsprüfer, Datenschutzbeauftragtem oder vor dem Löschen der Quelle? Dann brauchen Sie eine Validierung pro Objekt und einen Bericht. Das ist mit Bordmitteln kaum zu leisten.
Zeit und Know-how
Eine Migration selbst durchzuführen heißt: Dokumentation lesen, Zugänge einrichten, Testläufe machen, Fehler verstehen, am Wochenende umstellen, Montag früh erreichbar sein. Wer das schon einmal gemacht hat, schafft es schneller. Wer es zum ersten Mal macht, sollte den Lernaufwand ehrlich einplanen.
Kosten
Bordmittel kosten keine Lizenz, aber Arbeitszeit. Rechnen Sie Ihre eigene Zeit oder die Ihres Administrators mit einem internen Stundensatz und addieren Sie den Aufwand für Nacharbeit, wenn etwas fehlt. Zum Vergleich die Listenpreise von Migravault, netto: 200 € Projektpauschale bei Cloud-Quellen (300 € bei einem Exchange-Server im Haus), 29 € je Postfach für E-Mails samt Ordnern, je 5 € für Kalender und Kontakte, 19 € je Nutzer für persönliche Dateien bis 50 GB. 25 Postfächer mit E-Mails, Kalender und Kontakten kosten 1.175 €; ab 50 Postfächern gibt es 10 % auf die Postfach-Summe, ab 100 15 %, ab 250 rechnen wir individuell. Ihre Konfiguration rechnen Sie im Preisrechner durch. Lizenzen der Zielplattform fallen in allen drei Varianten gleichermaßen an. Mehr zu den Preisfaktoren im Ratgeber Was kostet eine Migration.
Haftung und Verantwortung
Wer selbst migriert, trägt das Ergebnis selbst: fehlende Mails, verlorene Termine, ein verpasster Stichtag. Ein Dienstleister verantwortet die vereinbarte Leistung und muss nachweisen, dass sie erbracht wurde. Das ersetzt nicht Ihre eigene Verantwortung für die Daten, verlagert aber das Projektrisiko auf jemanden, der dafür ausgestattet ist.
Entscheidungsmatrix
| Kriterium | Bordmittel / Mailprogramm | Spezialisiertes Tool | Dienstleister |
|---|---|---|---|
| Postfächer | 1 bis wenige, mit Vorsicht bis ca. 10 | beliebig, bei eigener IT-Erfahrung | ab ca. 10, nach oben offen |
| Datenarten | meist nur E-Mails (IMAP: immer nur E-Mails) | je nach Tool E-Mails, Kalender, Kontakte, Dateien | E-Mails, Kalender, Kontakte, Dateien, Gruppen, Freigaben |
| Ausfalltoleranz | ein Tag Ausfall muss verkraftbar sein | Cutover und Delta selbst planen | Vorab-Migration + Delta-Sync, kurzes Fenster |
| Nachweis | keiner, eigene Stichproben | Berichte des Tools | Validierung pro Objekt, Abschlussbericht für Löschfreigabe und Prüfer |
| Know-how & Zeit | eigenes, Zeit muss da sein | Einarbeitung nötig | fester Ansprechpartner, Projekt beim Anbieter |
| Kosten | Arbeitszeit, Nacharbeit | Lizenz je Postfach + Arbeitszeit | Festpreis nach Listenpreis (siehe Preisrechner) |
| Verantwortung | bei Ihnen | bei Ihnen | vereinbarte Leistung beim Anbieter, Verarbeitung in DE/EU vertraglich |
- In jedem Fall: Lizenzen vorab klären, Liste der Postfächer und Funktionsadressen erstellen, DNS-Zugriff sicherstellen, Quelle erst nach geprüftem Ergebnis abschalten.
Selbst machen oder beauftragen?
Wenn Sie nach dieser Matrix beim Dienstleister landen, ist der erste Schritt bei Migravault eine kostenlose Erstanalyse: Wir sichten Ihren Bestand und nennen danach einen Festpreis. Wenn Sie beim Selbermachen landen, ist das in Ordnung; dieser Ratgeber soll die Entscheidung erleichtern, nicht in eine Richtung drängen. Die passenden Leistungsseiten für den begleiteten Weg: Microsoft-365-Migration, Google-Workspace-Migration, Exchange-Migration und Tenant-Migration.
Häufige Fragen
Kann ich eine Microsoft-365-Migration komplett mit Bordmitteln machen?
Für Standardfälle ja: Das Exchange Admin Center holt E-Mails aus IMAP-Quellen und Postfächer aus Exchange-Servern und Google Workspace, der Migrationsmanager überträgt Dateien. Planung, Cutover, Nachzug und Prüfung müssen Sie selbst organisieren, und eine Validierung pro Objekt gegen die Quelle liefern die Werkzeuge nicht in der Form, die man für eine Löschfreigabe braucht.
Ab wie vielen Postfächern lohnt sich ein Dienstleister?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Als Faustregel: Bei bis zu drei Postfächern ist Handarbeit vertretbar, ab etwa zehn wird sie fehleranfällig, ab fünfzig ist Automatisierung mit Zuordnungstabellen und Berichten praktisch Pflicht. Entscheidender als die Zahl sind Datenarten, Ausfalltoleranz und Nachweispflicht.
Was kostet eine Migration durch Migravault im Vergleich zum Selbermachen?
Listenpreise netto: 200 € Projektpauschale, 29 € je Postfach für E-Mails, je 5 € für Kalender und Kontakte, 19 € je Nutzer für Dateien. 25 Postfächer mit E-Mails, Kalender und Kontakten kosten 1.175 €. Beim Selbermachen entfällt dieser Betrag, dafür zahlen Sie Arbeitszeit, Einarbeitung und Nacharbeit; die Lizenzen der Zielplattform fallen in beiden Fällen an.
Übertragen die Bordmittel auch Kalender und Kontakte?
Aus IMAP-Quellen nie, weil das Protokoll nur E-Mails kennt. Aus Exchange-Servern und zwischen Google Workspace und Microsoft 365 je nach Werkzeug und Richtung teilweise; die Details stehen in der jeweiligen Hersteller-Dokumentation und ändern sich. Prüfen Sie vor dem Start konkret, welche Datenarten Ihr Weg abdeckt, und planen Sie den Rest manuell ein.
Was spricht gegen ein spezialisiertes Migrationstool im Eigenbetrieb?
Nichts Grundsätzliches. Sie zahlen Lizenzen pro Postfach, arbeiten sich ein und tragen Planung, Durchführung und Fehlerbehebung selbst. Zudem müssen Sie prüfen, über welche Infrastruktur das Tool Ihre Daten bewegt. Für IT-Abteilungen mit wiederkehrenden Migrationen ist das oft sinnvoll, für ein einmaliges Projekt eher nicht.
Quellen & weiterführende Dokumentation
- Microsoft Learn: Methoden zum Migrieren mehrerer E-Mail-Konten zu Microsoft 365 — Microsofts mitgelieferte Migrationswege im Überblick
- Microsoft Learn: Microsoft 365-Migrationsleistung und bewährte Methoden — Durchsatz, Drosselung und Planung bei Eigenmigration
- Google Workspace-Hilfe: Produktmatrix der Migrationstools für Google Workspace — Googles eigene Werkzeuge nach Quelle und Unternehmensgröße
- Google Workspace-Hilfe: Nutzer ihre Daten selbst migrieren lassen — Selbstmigration einzelner Postfächer durch die Nutzer
- Microsoft Learn: Microsoft FastTrack Ressourcen — Microsofts Onboarding-Hilfe als dritte Option neben Eigenleistung und Dienstleister
