Wann eine Datei-Migration ansteht
Typische Auslöser: Das Unternehmen führt Microsoft 365 ein und will Dropbox oder die selbst betriebene Nextcloud ablösen; eine Google-Workspace-Organisation wechselt zu Microsoft und Drive soll nach OneDrive und SharePoint; ein MagentaCloud- oder ownCloud-Speicher wird gekündigt; oder ein S3-Bucket mit Projektdaten soll für das Team in Google Drive zugänglich werden. Oft ist die Datei-Migration Teil eines größeren Umzugs, dann verbinden wir sie mit der Microsoft 365 Migration oder der Tenant-Migration; sie lässt sich aber ebenso als eigenes Projekt beauftragen.
Der gemeinsame Nenner: Ein Download-Upload von Hand ist bei mehr als einer Handvoll Nutzer weder vollständig noch nachweisbar. Freigaben gehen verloren, Zeitstempel werden überschrieben, und niemand weiß hinterher, ob wirklich jede Datei angekommen ist.
Quellen, Ziele und was genau übertragen wird
Als Quelle unterstützen wir Google Drive, OneDrive, Dropbox, Nextcloud, ownCloud, MagentaCloud, Amazon S3 und WebDAV-Speicher; als Ziel OneDrive beziehungsweise SharePoint-Dokumentbibliotheken oder Google Drive. Übertragen werden Dateien mit vollständiger Ordnerstruktur sowie Datei- und Ordnerfreigaben inklusive Freigabelinks, soweit das Zielsystem das Konzept kennt. Persönliche Laufwerke bis 50 GB je Nutzer sind im Festpreis von 19 € enthalten; gemeinsame Ordner, geteilte Ablagen und Team-Bibliotheken kalkulieren wir nach der Discovery-Analyse.
Zwei Grenzen benennen wir vorab: SharePoint-Berechtigungen auf Site- und Bibliotheksebene werden nicht automatisch migriert; sie werden im Ziel neu gesetzt, und der Abschlussbericht listet die betroffenen Bibliotheken. Außerdem lehnt jedes Zielsystem bestimmte Dateinamen, Sonderzeichen oder Pfadlängen ab; solche Objekte werden nicht stillschweigend übersprungen, sondern nach einer festen Regel automatisch umbenannt und mit altem und neuem Namen im Abschlussbericht aufgeführt. Google-native Dateien (Docs, Sheets, Slides) werden bei der Migration nach OneDrive oder SharePoint automatisch als Office-Dateien (.docx, .xlsx, .pptx) abgelegt; der Versionsverlauf der Dateien wird mit übernommen.
Die häufigsten Routen haben eigene Anleitungen: Google Drive zu SharePoint/OneDrive, Dropbox zu OneDrive und Nextcloud zu Microsoft 365.
Vorbereitung: Mapping, Aufräumen, Ziel-Bibliotheken
In der Discovery-Analyse erfasst unsere Software jedes Quell-Laufwerk mit Dateianzahl, Volumen, Ordnertiefe und Freigaben. Daraus entsteht das Mapping: welches Laufwerk zu welchem Zielnutzer, welcher gemeinsame Ordner in welche SharePoint-Bibliothek oder geteilte Ablage. Vor dem Start lohnt ein kurzes Aufräumen auf Ihrer Seite: verwaiste Freigaben ehemaliger Mitarbeiter, Papierkörbe, Duplikate. Was nicht mit soll, muss nicht migriert werden.
Im Ziel brauchen wir lizenzierte Nutzer mit aktiviertem OneDrive oder Google Drive beziehungsweise angelegte SharePoint-Websites und Bibliotheken; das Anlegen übernehmen wir auf Wunsch. Für S3 und WebDAV reichen ein Zugangsschlüssel oder Zugangsdaten mit Leserecht. Auf Endgeräten wird nichts installiert; lokale Synchronisierungs-Clients werden erst nach der Umstellung auf das neue Ziel umgestellt.
Umstellung ohne Doppelarbeit
Die Vorab-Migration kopiert den Bestand, während alle weiter in der alten Ablage arbeiten; die Quelle wird nur gelesen. Zum Stichtag setzen Sie die Quelle auf schreibgeschützt oder informieren das Team, dass ab jetzt im Ziel gearbeitet wird; der Delta-Sync überträgt alle Dateien, die seit der Vorab-Migration neu hinzugekommen oder geändert wurden. Anders als bei E-Mail gibt es keinen MX-Eintrag, der die Umstellung technisch erzwingt; umso wichtiger ist ein klar kommunizierter Zeitpunkt. Zeitstempel der Dateien bleiben erhalten, soweit das Zielsystem das zulässt. Die Phasen im Einzelnen stehen auf der Seite Ablauf.
Datenschutz bei Dateien: Inhalte, Freigaben, Zugangsschlüssel
Dateien enthalten oft die sensibelsten Inhalte eines Unternehmens: Verträge, Personalunterlagen, Patientendaten, Konstruktionspläne. Unsere Software überträgt sie direkt von der Quelle über unsere Server in Deutschland und der EU in das Ziel, ohne Zwischenspeicherung bei einem Drittanbieter. Zugangsschlüssel für S3, App-Passwörter für Nextcloud oder OAuth-Freigaben für Google und Microsoft liegen verschlüsselt in unserem Schlüsseltresor und werden nach Abschluss widerrufen. Externe Freigabelinks werden nur dann wiederhergestellt, wenn das Ziel sie unterstützt und Sie es wünschen; so entsteht beim Umzug kein ungewollter Zugriff von außen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen wir auf Wunsch; welche Daten Sie in welche Cloud verlagern dürfen, ist eine Frage für Ihren Datenschutzbeauftragten, keine Rechtsberatung von uns. Allgemeines dazu im Ratgeber DSGVO-konforme Cloud-Migration.
Nachweis und Preis
Nach der Migration gleicht unsere Software jede Datei gegen die Quelle ab: Anzahl, Größe, Pfad. Abweichungen werden nachmigriert oder mit Grund dokumentiert. Sie erhalten den Abschlussbericht, vorher den Discovery-Bericht, das Festpreis-Angebot und eine Testmigration an zwei bis drei echten Laufwerken. Preislich gilt: 200 € Projektpauschale plus 19 € je Nutzer für persönliche Dateien bis 50 GB; 30 Nutzer kosten damit 770 € netto. Größere Volumen, gemeinsame Ordner und SharePoint-Bibliotheken kalkulieren wir nach der Discovery-Analyse. Im Preisrechner ist Cloud-Speicher als Quelle vorausgewählt; ob sich ein Dienstleister gegenüber dem Selbermachen lohnt, wägt der Ratgeber Selbst migrieren oder Dienstleister? ab.
