Wann eine Tenant-Migration nötig ist
Microsoft bietet keinen Schalter, um einen Tenant in einen anderen zu verschieben. Jede Zusammenführung ist deshalb ein Migrationsprojekt. Die häufigsten Auslöser:
- Fusion oder Übernahme: Der zugekaufte Betrieb soll in den Tenant des Käufers, damit Teams, Adressbuch und Richtlinien einheitlich sind.
- Carve-out: Ein Geschäftsbereich wird verkauft oder verselbstständigt und braucht einen eigenen Tenant mit seinen Daten.
- Konsolidierung: Historisch gewachsene Tenants mehrerer Standorte oder Tochtergesellschaften werden zu einem.
- Umbenennung oder Regionwechsel: Der Tenant-Name oder die Datenregion lässt sich nicht ändern; ein neuer Tenant ist dann der sauberste Weg.
In allen Fällen gilt derselbe Rahmen wie bei unseren anderen Leistungen: kostenlose Erstanalyse, Festpreis, Vorab-Migration im laufenden Betrieb, Delta-Sync und Abschlussbericht. Die sechs Phasen sind auf der Seite Ablauf beschrieben; die typischen Herausforderungen im Ratgeber Microsoft 365 Tenant-to-Tenant-Migration.
Was zwischen zwei Microsoft-365-Tenants übertragen wird
Die Route Microsoft 365 zu Microsoft 365 ist die vollständigste, die unsere Software beherrscht, weil Quelle und Ziel dieselben Konzepte nutzen. Zum Festpreis migrieren wir Postfächer mit Ordnerstruktur, Kalender mit Serienterminen und Teilnehmern, persönliche Kontakte und Kontaktgruppen sowie OneDrive-Laufwerke bis 50 GB je Nutzer. Dazu kommen Gruppen und Verteilerlisten mit Mitgliedern und Besitzern sowie, speziell auf dieser Route, Datei- und Ordnerfreigaben inklusive Freigabelinks, Gruppenbesitz und Kalenderfreigaben beziehungsweise -stellvertretungen.
SharePoint-Websites, Teams-Dateien und freigegebene Postfächer kalkulieren wir nach der Discovery-Analyse, weil ihr Umfang von Tenant zu Tenant stark schwankt. Nicht automatisch migriert werden: Postfach-Zugriffsrechte, „Senden als“ und Posteingangsregeln, Berechtigungen auf Site- und Bibliotheksebene in SharePoint, der Gelesen-Status und Kategorien (Mails kommen als ungelesen an), Ausnahmen einzelner Serientermine und sekundäre Kalender, Administratorrollen, Sicherheits- und Compliance-Richtlinien sowie der DNS-Wechsel selbst. Jeder dieser Punkte steht im Discovery-Bericht, damit er vor dem Stichtag einen Verantwortlichen hat.
Google Workspace: Umzug auf eine andere Domain
Auch zwischen zwei Google-Workspace-Organisationen migrieren wir: E-Mails mit Labels, Kalender inklusive Einzelausnahmen und geteilter Kalender, Kontakte, Google Drive mit Freigaben und Google Groups. Geteilte Ablagen nehmen wir nach Aufwand mit. Der Ablauf ist derselbe wie bei Microsoft: Zielkonten anlegen, Vorab-Migration, Domain in der alten Organisation entfernen und in der neuen aktivieren, MX umstellen, Delta-Sync. Wer gleichzeitig die Plattform wechselt, etwa von einem Microsoft-Tenant in den Google-Tenant des Käufers, findet die Details unter Google Workspace Migration und Microsoft 365 Migration.
Der Domain-Wechsel: der eine Schritt, der eng getaktet sein muss
Eine Domain kann zu einem Zeitpunkt nur in einem Microsoft-365-Tenant beziehungsweise einer Google-Organisation verifiziert sein. Vor der Freigabe im alten Tenant müssen dort alle Adressen, Aliase und Gruppen, die die Domain verwenden, auf eine andere Domain umgestellt werden; erst dann lässt sich die Domain entfernen und im Ziel hinzufügen. Anschließend erhalten die Nutzer im Ziel ihre endgültigen Adressen und die MX-Einträge werden umgestellt. Diese Kette lässt sich nicht über Tage strecken; sie wird in einem abgestimmten Fenster, meist am Wochenende, in fester Reihenfolge abgearbeitet.
Alles andere ist entzerrt: Die Vorab-Migration füllt den Ziel-Tenant bereits Tage oder Wochen vorher, während beide Tenants produktiv sind. Für die Übergangsphase richten wir mit Ihnen ein Mail-Routing ein, damit Nachrichten zwischen alter und neuer Umgebung weiterhin zugestellt werden. Nach dem Stichtag zieht der Delta-Sync alles nach, was seit der Vorab-Migration dazugekommen ist. Grundlagen zur MX-Umstellung im Ratgeber E-Mail-Umzug ohne Ausfall.
Identitäten, Mapping und Namenskonflikte
Vor der Migration ordnen wir jedes Quellkonto einem Zielkonto zu. In der Discovery-Analyse fallen dabei die Konflikte auf, die später Ärger machen würden: doppelte Anzeigenamen, Aliase, die in beiden Tenants existieren, Gruppen mit gleichem Namen, Nutzer ohne Lizenz im Ziel. Diese Liste gehen wir vor dem Angebot gemeinsam durch. Bei hybriden Umgebungen mit Active Directory und Entra ID Connect ist zusätzlich zu klären, welche Seite die Identitäten künftig führt; das planen wir mit Ihrem IT-Team und beraten Sie bei der Umstellung von Entra ID Connect.
Datenschutz bei mehreren Rechtsträgern
Bei einer Tenant-Migration sind oft zwei Unternehmen beteiligt, und beide bleiben für ihre Daten verantwortlich, bis die Übergabe abgeschlossen ist. Für uns ändert das nichts an der Technik, aber an der Vertragsgestaltung: Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen wir mit dem Unternehmen, das die Migration beauftragt; ob der zweite Rechtsträger ebenfalls einbezogen werden muss, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten (keine Rechtsberatung). Die Daten selbst laufen ausschließlich über unsere Server in Deutschland und der EU, ohne Drittanbieter-Dienst. Beide Tenants werden nur gelesen beziehungsweise beschrieben, nie verändert; der Quell-Tenant bleibt bis zu Ihrer Entscheidung vollständig erhalten. Allgemeine Hinweise im Ratgeber DSGVO-konforme Cloud-Migration.
Ergebnis und Kosten
Sie erhalten den Discovery-Bericht beider Tenants mit Mapping und Konfliktliste, ein Festpreis-Angebot, eine Testmigration an zwei bis drei echten Postfächern und nach dem Cutover den Abschlussbericht mit Validierung pro Postfach, Ordner und Laufwerk. Preislich gelten die Listenpreise: 200 € Projektpauschale, 29 € je Postfach für E-Mails, je 5 € für Kalender und Kontakte, 19 € je Nutzer für OneDrive. Für 50 Postfächer mit allen vier Bausteinen ergibt das 2.810 € netto, weil ab 50 Postfächern 10 % Rabatt auf die Postfach-Summe greifen; ab 100 sind es 15 %, ab 250 kalkulieren wir individuell. Rechnen Sie Ihre Zahlen im Preisrechner durch; die Kostenfaktoren erklärt der Ratgeber Was kostet eine E-Mail-Migration?.
