Warum Unternehmen zu Google Workspace wechseln
Die typischen Gründe sind weniger Verwaltungsaufwand, ein Preis pro Nutzer, der alle Dienste enthält, und Teams, die ohnehin im Browser und auf dem Smartphone arbeiten. Oft ist es auch eine Übernahme: Das Mutterunternehmen nutzt Google Workspace, der zugekaufte Betrieb noch Microsoft 365 oder einen Hoster mit IMAP-Postfächern. Manchmal ist es schlicht der Wunsch, einen alten Exchange Server endgültig abzuschalten, ohne gleich in die Microsoft-Cloud zu gehen.
Was Sie vom Wechsel erwarten dürfen und was Google anders löst als Microsoft, haben wir im Ratgeber Google Workspace vs. Microsoft 365 gegenübergestellt. Wer in die andere Richtung will, findet die passende Leistung unter Microsoft 365 Migration.
Von Microsoft 365 zu Google Workspace: die Zuordnung der Konzepte
Diese Route ist die anspruchsvollste und zugleich die häufigste auf dieser Seite. Unsere Software bildet die Microsoft-Konzepte definiert auf Google ab, statt sie einfach zu kopieren:
- Ordner zu Labels: Jeder Outlook-Ordner wird zu einem verschachtelten Gmail-Label; Posteingang, Gesendet, Entwürfe und Papierkorb landen in den echten Gmail-Systembereichen. Der Lesestatus bleibt erhalten.
- Kalender: Serientermine inklusive Einzelausnahmen und Teilnehmer werden nach Google Kalender übertragen; auch geteilte Kalender können als Ziel abgebildet werden.
- Kontakte: Persönliche Kontakte und Kontaktgruppen werden zu Google Kontakten und Labels.
- OneDrive zu Google Drive: Dateien mit kompletter Ordnerstruktur und Freigaben, bis 50 GB je Nutzer im Preis enthalten. SharePoint-Websites und Teams-Dateien in geteilte Ablagen kalkulieren wir nach der Discovery-Analyse.
- Gruppen: Microsoft-365-Gruppen und Verteilerlisten werden zu Google Groups, inklusive Mitgliedern und Besitzern.
Nicht automatisch mit umziehen: Postfachregeln aus Outlook, Stellvertretungen und „Senden als“-Rechte sowie Administratorrollen und Sicherheitsrichtlinien. Diese Einstellungen haben in Google ein anderes Gegenstück und werden im Ziel bewusst neu angelegt. Den gesamten Ablauf dieser Route beschreibt der Ratgeber Microsoft 365 zu Google Workspace migrieren.
Von Exchange Server, IMAP-Hosting oder Zimbra
Aus einem Exchange Server im eigenen Haus übertragen wir Postfächer mit allen Ordnern zum Festpreis; Kalender, Kontakte und öffentliche Ordner nehmen wir auf Anfrage nach Aufwand mit, weil hier je nach Exchange-Version und Datenpflege Vorarbeiten nötig sein können. Die Projektpauschale für On-Premises-Quellen beträgt 300 € statt 200 €, da die Einrichtung des Zugangs mehr Abstimmung erfordert. Alle Details dazu auf der Seite Exchange Migration.
IMAP-Postfächer von IONOS, STRATO, Telekom oder anderen Hostern enthalten ausschließlich E-Mails; genau die übertragen wir mit kompletter Ordnerstruktur nach Gmail. Kalender und Adressbücher, die solche Hoster separat anbieten, gehören nicht zum IMAP-Postfach und werden gesondert besprochen. Für Zimbra und Open-Xchange gilt wie bei Exchange: E-Mails zum Festpreis, Kalender und Kontakte auf Anfrage. Beispiele mit konkreten Hostern finden Sie unter IONOS zu Google Workspace und STRATO zu Google Workspace.
Google Workspace vorbereiten: Konten, Lizenzen, Domain
Im Ziel brauchen wir für jedes Postfach einen angelegten und lizenzierten Google-Workspace-Nutzer sowie Ihre Domain, verifiziert in der Admin-Konsole. Für den technischen Zugriff richten wir gemeinsam ein Service-Konto mit domänenweiter Delegierung ein, über das unsere Software ausschließlich in die Zielkonten schreibt; das Konto wird nach Projektabschluss entfernt. Lizenzen beziehen Sie direkt bei Google oder einem Reseller, sie sind nicht Teil unseres Preises. Das Anlegen der Nutzer und Gruppen übernehmen wir auf Wunsch mit.
Die MX-Einträge bleiben bis zum Stichtag unverändert auf dem alten System. Auf Endgeräten ist nichts zu installieren: Gmail, Kalender und Drive laufen im Browser; wer Outlook behalten will, nutzt nach der Umstellung Google Workspace Sync für Microsoft Outlook (GWSMO); die Einrichtung begleiten wir auf Wunsch.
Umstellung ohne verlorene Mails
Die Vorab-Migration überträgt den Bestand im Hintergrund, mehrere Konten gleichzeitig, innerhalb der Grenzen, die Google für API-Zugriffe vorgibt. Ihr Team merkt davon nichts. Zum Stichtag werden die MX-Einträge auf Google umgestellt, danach überträgt der Delta-Sync alle Nachrichten, Termine und Dateien, die seit der Vorab-Migration noch im alten System angekommen sind. Wie Sie das Zeitfenster planen und SPF, DKIM und DMARC für Google setzen, steht im Ratgeber E-Mail-Umzug ohne Ausfall. Die sechs Phasen des Projekts, von der Erstanalyse bis zur Übergabe, sind auf der Seite Ablauf beschrieben.
Datenschutz beim Wechsel zu Google
Google Workspace wird häufig kritischer betrachtet als Microsoft 365, obwohl beide Anbieter denselben Rahmen (Standardvertragsklauseln, EU-Datenregionen in den Enterprise-Plänen) bieten. Unabhängig davon gilt für den Migrationsweg: Ihre Daten laufen ausschließlich über unsere Server in Deutschland und der EU, wir nutzen keinen Migrationsdienst eines Drittanbieters und keine Cloud außerhalb des europäischen Rechtsraums. Zugangsdaten und das Service-Konto werden verschlüsselt verwahrt und nach Abschluss gelöscht. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen wir auf Wunsch. Ob und wie Sie den Wechsel in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten abbilden müssen, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten; das hier ist keine Rechtsberatung. Mehr dazu im Ratgeber DSGVO-konforme Cloud-Migration.
Ergebnis, Nachweis und Preis
Sie erhalten vor dem Start einen Discovery-Bericht und ein Festpreis-Angebot, sehen das Ergebnis an zwei bis drei echten Postfächern in einer Testmigration und bekommen nach der Umstellung einen Abschlussbericht, der jedes Konto und jedes Label gegen die Quelle abgleicht. Für 25 Nutzer mit E-Mails, Kalendern, Kontakten und persönlichen Dateien ergibt die Preisliste 1.650 € netto; ab 50 Nutzern sinkt die Postfach-Summe um 10 %, ab 100 um 15 %. Ihre eigene Konfiguration rechnet der Preisrechner sofort durch, mit Microsoft 365 als vorausgewählter Quelle.
