Was Sie vorab bei Google einrichten
Google Workspace verlangt, dass die Domain in der Admin-Konsole hinzugefügt und bestätigt ist, bevor Gmail-Postfächer unter Ihrer Adresse arbeiten. Die Bestätigung erfolgt per TXT-Eintrag in der STRATO-DNS-Verwaltung und hat keinen Einfluss auf die laufende Zustellung. Danach legen Sie die Nutzer an und vergeben Lizenzen; wir unterstützen dabei oder übernehmen das Anlegen anhand Ihrer Postfachliste. Für Sammeladressen wie info@ bieten sich in Google Workspace Gruppen mit Collaborative Inbox oder ein delegiertes Postfach an; welche Variante passt, besprechen wir im Erstgespräch. Die technische Anbindung des Ziels läuft über ein Service-Konto mit domainweiter Delegierung, sodass kein Nutzer ein Passwort herausgeben muss.
Lesen aus STRATO: IMAP mit Postfach-Zugangsdaten
Auf der STRATO-Seite gibt es keinen Admin-Zugang, der alle Postfächer gleichzeitig öffnet. Wir verbinden uns daher pro Postfach mit imap.strato.de über Port 993 und den Zugangsdaten des jeweiligen Postfachs. Sie übergeben uns eine Liste mit Adressen und Passwörtern; viele Kunden vergeben dafür temporäre Passwörter und setzen nach dem Abschlussbericht neue. Alle Zugangsdaten liegen verschlüsselt im Schlüsseltresor unserer Migrationsplattform und werden nach Abschluss gelöscht. Wir lesen nur; gelöscht oder markiert wird bei STRATO nichts, sodass das Postfach während der gesamten Vorab-Übertragung normal nutzbar bleibt.
Weil der Hoster die Zahl paralleler Verbindungen begrenzt, verteilt unsere Software die Arbeit über mehrere Postfächer und wartet bei Drosselung automatisch. Das macht große Postfächer langsamer, aber nicht unsicher.
Ordner, Labels und was in Gmail anders aussieht
Jeder STRATO-Ordner wird in Gmail ein Label; Unterordner werden zu verschachtelten Labels, zum Beispiel „Kunden/Müller GmbH“. Gesendete Mails, Entwürfe, Spam und Papierkorb ordnen wir den Gmail-Systemkategorien zu. Weil STRATO-Postfächer oft mehrere Client-Generationen hinter sich haben, prüfen wir in der Discovery, welche der Ordner „Sent“, „Gesendet“ oder „Gesendete Objekte“ der echte Systemordner ist; die übrigen bleiben als normale Labels erhalten.
Gmail zeigt Unterhaltungen gruppiert an und sortiert Nachrichten nach Datum, nicht nach Ordner. Das verändert die Wahrnehmung, nicht den Inhalt: Alle Nachrichten sind vorhanden, Anhänge eingeschlossen, und werden im Abschlussbericht pro Label gezählt. Was IMAP nicht mitbringt: Kalender, Kontakte, Weiterleitungen, Abwesenheitsnotizen und serverseitige Filter aus dem STRATO-Webmail. Kalender und Adressbuch lassen sich gegebenenfalls separat exportieren; das gehört in die Anfrage. Lesestatus und Markierungen werden nach Gmail übernommen, soweit die Quelle sie als IMAP-Flags liefert.
Stichtag: DNS bei STRATO auf Google umstellen
Einige Tage vor dem Termin senken wir die TTL der Mail-Einträge in der STRATO-DNS-Verwaltung. Am Stichtag selbst tauschen Sie dort den STRATO-MX gegen smtp.google.com mit Priorität 1 aus, ersetzen im SPF-Eintrag die STRATO-Angabe durch include:_spf.google.com, hinterlegen den DKIM-TXT-Eintrag google._domainkey aus der Admin-Konsole und ergänzen einen DMARC-Eintrag. Bei STRATO prüfen wir zusätzlich, ob die Paketeinstellung für die Mailzustellung noch aktiv ist; sie muss durch den eigenen MX ersetzt werden. Hat sich der neue MX weltweit verbreitet, starten wir den Delta-Sync, der alles nachholt, was bis dahin noch bei STRATO gelandet ist. Website und übrige DNS-Einträge bleiben, wie sie sind.
Kosten und zeitlicher Rahmen
Für die Übernahme der E-Mails berechnen wir 29 € je Postfach, dazu kommt die Projektpauschale von 200 €, alles netto. Zwölf STRATO-Postfächer kosten 548 €, vierzig Postfächer 1.360 €; ab 50 Postfächern ziehen wir 10 % von der Postfach-Summe ab, ab 100 sind es 15 %. Google-Workspace-Lizenzen sind nicht enthalten. Im Preisrechner (Quelle IMAP) sehen Sie den Betrag für Ihre Postfachzahl und können direkt anfragen. Nach der kostenlosen Erstanalyse wird daraus ein Festpreis.
Der Weg dorthin ist derselbe wie bei jedem Projekt und auf der Seite Ablauf Schritt für Schritt erklärt: Discovery der STRATO-Postfächer, Testmigration mit echten Postfächern, Übertragung im Hintergrund, Umstellung mit Delta-Sync, Validierung. Mehr über das Ziel steht unter Google-Workspace-Migration.
STRATO-Vertrag: Mail-Anteil nach Abschluss kündigen
Der Abschlussbericht ist das Signal für die Kündigung. Bis er vorliegt, müssen die STRATO-Postfächer lesbar bleiben, weil Delta-Sync und Validierung darauf zugreifen. Danach können Sie die Postfächer im Kundenlogin löschen oder das Paket auf Webspace und Domain reduzieren. Falls Ihre Domain bei STRATO registriert ist, bleibt der Domainvertrag bestehen; nur die DNS-Einträge zeigen dann auf Google.
Quellen & weiterführende Dokumentation
- STRATO FAQ: STRATO E-Mailserver: Adressen & Ports — IMAP-Serverdaten von STRATO (imap.strato.de, Port 993)
- STRATO FAQ: E-Mail-Passwort in STRATO Webmail ändern — Postfach-Passwort für den IMAP-Zugriff setzen
- STRATO FAQ: DNS-Einträge bei STRATO verwalten — MX- und TXT-Einträge im STRATO Kunden-Login
- Google Workspace-Hilfe: E-Mails aus einem IMAP-Konto importieren — Googles Datenimporttool, das IMAP-Ordner in Labels übersetzt
- Google Workspace-Hilfe: MX-Einträge für Google Workspace einrichten — Die DNS-Einträge, die Google für die Domain erwartet
