Vorbereitung auf der Microsoft-365-Seite
Anders als bei einem Hosting-Wechsel beginnt der Umzug zu Microsoft 365 im Ziel. Der Tenant braucht die Domain (hinzufügen und per TXT-Eintrag in der STRATO-Domainverwaltung bestätigen), angelegte Nutzer mit Lizenz, die Exchange Online enthält, und bei Bedarf freigegebene Postfächer für Funktionsadressen wie info@ oder vertrieb@. Ohne lizenziertes Zielpostfach kann nichts übertragen werden. Wir legen Nutzer und freigegebene Postfächer auf Wunsch gemeinsam mit Ihnen an, in der Regel in Phase 2 unseres Ablaufs. Die MX-Einträge bleiben in dieser Phase auf STRATO; Microsoft zeigt die fehlenden DNS-Einträge zwar als Warnung an, das ist bis zum Stichtag beabsichtigt.
Zugriff auf STRATO per IMAP
Die Postfächer lesen wir über imap.strato.de auf Port 993 (SSL/TLS). STRATO hat für IMAP keinen Sammelzugang; jedes Postfach wird mit E-Mail-Adresse und eigenem Passwort angebunden. Bewährt hat sich, dass Sie uns eine Postfachliste übergeben und für den Migrationszeitraum ein bekanntes Passwort setzen, das die Mitarbeitenden nach Abschluss wieder ändern. Die Zugangsdaten liegen bei uns verschlüsselt im Schlüsseltresor und werden mit Projektende gelöscht.
Unsere Software öffnet pro Postfach nur so viele Verbindungen, wie der Hoster erlaubt, und wartet bei Drosselung, statt abzubrechen. Dadurch bleibt auch der normale Zugriff Ihrer Mitarbeitenden auf STRATO während der Vorab-Übertragung ungestört. Nichts wird auf Endgeräten installiert; die Übertragung läuft zwischen STRATO, unseren Servern in Deutschland und Exchange Online.
Sonderordner, Umlaute und große Postfächer
STRATO-Postfächer, die über Jahre mit Outlook, Thunderbird und Webmail genutzt wurden, enthalten oft mehrere Varianten derselben Systemordner: „Sent“, „Gesendet“ und „Gesendete Objekte“ nebeneinander, dazu „Trash“ neben „Papierkorb“. Wir erkennen die vom Server markierten Spezialordner und führen sie in Exchange Online in den echten Systemordnern zusammen; abweichend benannte Ordner bleiben als eigene Ordner erhalten, damit nichts verloren geht. Umlaute in Ordnernamen werden aus der IMAP-Kodierung sauber übersetzt.
Zwei weitere Punkte sind bei STRATO relevant:
- Postfachgröße: Große Postfächer verlängern die Vorab-Phase, nicht das Umstellungsfenster. Exchange-Online-Postfächer bieten je nach Lizenz unterschiedlich viel Speicher; die Discovery vergleicht Quellgröße und Zielkontingent, bevor wir starten.
- Nachrichtengröße: Einzelne Mails, die das Limit von Exchange Online überschreiten, werden vom Ziel abgewiesen. Der Abschlussbericht listet sie mit Grund, damit Sie entscheiden können, wie damit umzugehen ist.
Nicht per IMAP erreichbar sind Kalender und Adressbücher, die Sie bei STRATO im Webmail oder Communicator pflegen; ebenso Weiterleitungen, Abwesenheitsnotizen und Filter. Wenn Sie Termine und Kontakte mitnehmen wollen, vermerken Sie das in der Anfrage.
MX, SPF und Autodiscover in der STRATO-Domainverwaltung
Im STRATO-Kundenlogin wählen Sie die Domain und öffnen die DNS-Verwaltung. Dort setzen Sie zum Stichtag die Einträge, die das Microsoft 365 Admin Center für Ihre Domain anzeigt: den MX-Eintrag auf den Host ihredomain-de.mail.protection.outlook.com, den SPF-TXT-Eintrag mit include:spf.protection.outlook.com, den CNAME autodiscover auf autodiscover.outlook.com sowie die beiden DKIM-CNAMEs. Den bisherigen STRATO-MX entfernen Sie, sonst kommen Mails weiter bei STRATO an und fehlen in Microsoft 365.
Bei STRATO ist die Standard-Mailzustellung oft als Paketeinstellung hinterlegt; achten Sie darauf, dass ein eigener MX-Eintrag diese Einstellung tatsächlich ersetzt und nicht nur ergänzt. Wir prüfen nach der Änderung von außen, welche MX-Einträge weltweit sichtbar sind, und starten erst dann den Delta-Sync. Vorab senken wir die TTL, damit die neue Zustellung schnell greift. Website-, Subdomain- und sonstige Einträge bleiben unangetastet.
Preis und Ablauf für STRATO-Projekte
Da ein IMAP-Postfach nur E-Mails enthält, ist die Rechnung einfach: 29 € je Postfach und 200 € Projektpauschale, netto. Fünfzehn STRATO-Postfächer kosten damit 635 €, fünfzig Postfächer mit 10 % Mengenrabatt 1.505 €. Lizenzen für Microsoft 365 beziehen Sie direkt bei Microsoft oder Ihrem Partner. Die Indikation für Ihre Postfachzahl zeigt der Preisrechner mit Quelle IMAP; nach der kostenlosen Erstanalyse erhalten Sie den Festpreis als Angebot.
Zeitlich rechnen Sie mit wenigen Tagen für kleine Umgebungen; bei vielen oder sehr großen Postfächern planen wir ein bis zwei Wochen Vorlauf für die Hintergrundübertragung ein. Die Umstellung selbst legen wir auf einen Abend oder ein Wochenende. Alle Phasen, inklusive Testmigration mit echten Postfächern und Validierung mit Abschlussbericht, beschreibt die Seite Ablauf; Details zur Zielplattform die Seite Microsoft-365-Migration.
STRATO-Postfächer erst nach Freigabe löschen
Behalten Sie die STRATO-Postfächer, bis der Abschlussbericht die Vollständigkeit je Postfach und Ordner bestätigt. Bis dahin brauchen wir den Lesezugriff für den Delta-Sync und für Nachprüfungen; außerdem können Ihre Mitarbeitenden in dieser Zeit noch nachschauen, falls etwas unklar ist. Danach reduzieren Sie das STRATO-Paket oder löschen die Postfächer. Viele Kunden lassen das Hosting für Website und Domain unverändert weiterlaufen und entfernen nur die Mail-Komponenten.
Quellen & weiterführende Dokumentation
- STRATO FAQ: STRATO E-Mailserver: Adressen & Ports — IMAP-Serverdaten von STRATO (imap.strato.de, Port 993)
- STRATO FAQ: E-Mail-Passwort in STRATO Webmail ändern — Postfach-Passwort für den IMAP-Zugriff setzen
- STRATO FAQ: DNS-Einträge bei STRATO verwalten — MX- und TXT-Einträge im STRATO Kunden-Login
- STRATO FAQ: Welche DNS Einstellungen für Microsoft 365? — DNS-Einträge für Microsoft 365 im STRATO Kunden-Login
- Microsoft Learn: Informationen zum Migrieren Ihrer IMAP-Postfächer zu Microsoft 365 — Was eine IMAP-Migration nach Exchange Online überträgt und was nicht
