Ordner werden Labels: So kommt die Struktur in Gmail an
Ein IMAP-Postfach bei IONOS ist hierarchisch organisiert: Posteingang, Unterordner, Unterunterordner. Gmail kennt diese Hierarchie nur als verschachtelte Labels, etwa „Projekte/Kunde A/2025“. Unsere Software legt für jeden IONOS-Ordner das passende Label an und hängt jede Nachricht genau einmal daran. Die bekannten Systemordner werden auf die Gmail-Systemkategorien gelegt: gesendete Nachrichten erscheinen unter „Gesendet“, Entwürfe unter „Entwürfe“, Spam unter „Spam“ und der Papierkorb unter „Papierkorb“. Dubletten, die beim manuellen Import über einen Mailclient häufig entstehen, vermeiden wir durch den Abgleich pro Nachricht.
Sonderzeichen und Umlaute in Ordnernamen, die IMAP intern kodiert, werden korrekt dekodiert, sodass aus „Bestellungen“ nicht „Bestellungen&AOQ-“ wird. Die Zuordnung sehen Sie bereits im Discovery-Bericht und in der Testmigration, bevor der Rest folgt.
So greifen wir auf IONOS zu
Der Zugriff auf die Quelle erfolgt über IMAP: Server imap.ionos.de, Port 993, verschlüsselt. Wir benötigen pro Postfach die Adresse und das Passwort, das auch ein Mailprogramm verwenden würde. Ein zentraler Zugang für alle Postfächer existiert bei IONOS für IMAP nicht, deshalb ist eine Postfachliste mit Zugangsdaten der übliche Weg. Das Google-Ziel binden wir dagegen zentral über ein Service-Konto in der Admin-Konsole an; keine Nutzerin und kein Nutzer muss ein Passwort herausgeben oder etwas installieren.
Alle Zugangsdaten verwahren wir verschlüsselt und löschen sie nach dem Projekt. Die Daten fließen von IONOS über unsere Server in Deutschland und der EU zu Google; zwischengespeichert wird nur, was technisch für Validierung und Delta-Sync nötig ist, und auch das nur für die Projektlaufzeit. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir auf Wunsch bereit.
Nur E-Mails: Was IONOS-IMAP nicht liefert
Ein IMAP-Konto enthält Nachrichten und Ordner, sonst nichts. Termine und Kontakte, die Sie im IONOS-Webmail pflegen, liegen außerhalb des Postfachs. Falls Sie diese Daten nach Google Kalender und Google Kontakte mitnehmen möchten, schreiben Sie das in die Anfrage; wir prüfen in der Discovery, ob IONOS sie per CalDAV/CardDAV oder Export freigibt, und bieten die Übernahme gesondert an. Ebenfalls nicht übertragbar sind serverseitige Regeln, Abwesenheitsnotizen und Weiterleitungen aus dem IONOS-Webmail; diese richten Sie oder wir in Gmail bzw. in der Admin-Konsole neu ein.
Domain bei IONOS, Mail bei Google: die DNS-Umstellung
Die Domain kann bei IONOS bleiben. In der Google-Admin-Konsole fügen Sie die Domain hinzu und weisen sie per TXT-Eintrag im IONOS Domain Center nach. Danach legen Sie die Nutzer an und weisen Lizenzen zu; erst dann beginnt die Vorab-Übertragung. Die MX-Einträge bleiben bis zum Stichtag auf IONOS, sodass Mails weiter wie gewohnt ankommen und von uns später per Delta-Sync nachgezogen werden.
Zum Cutover ändern Sie im IONOS Domain Center:
- den MX-Eintrag auf smtp.google.com (Priorität 1), alle IONOS-MX-Einträge werden gelöscht;
- den SPF-Eintrag auf v=spf1 include:_spf.google.com ~all, ergänzt um weitere Systeme, die unter Ihrer Domain senden;
- den DKIM-Schlüssel, den Sie in der Admin-Konsole unter Gmail-Authentifizierung erzeugen, als TXT-Eintrag google._domainkey;
- einen DMARC-Eintrag, zunächst mit p=none zur Beobachtung.
Die TTL dieser Einträge setzen wir einige Tage vorher auf einen kleinen Wert herab, damit der Wechsel innerhalb von Minuten statt Stunden wirkt. Hintergrund und Checkliste finden Sie im Ratgeber E-Mail-Umzug ohne Ausfall.
Vorgehen, Dauer und Kosten
Nach dem Erstgespräch erfassen wir die IONOS-Postfächer automatisch (Anzahl, Größe, Ordnerzahl) und schicken Ihnen ein Festpreis-Angebot. Es folgt eine Testmigration mit zwei oder drei echten Postfächern nach Google Workspace, dann die Übertragung aller Postfächer im Hintergrund, der MX-Wechsel am vereinbarten Abend oder Wochenende mit Delta-Sync und schließlich die Validierung jeder Nachricht gegen IONOS. Die sechs Phasen sind unter /ablauf beschrieben. Große Postfächer verlängern die Vorab-Phase, nicht das Umstellungsfenster.
Kosten: 29 € pro Postfach und einmalig 200 €. Für zehn IONOS-Postfächer sind das 490 € netto, für 35 Postfächer 1.215 € netto. Google-Workspace-Lizenzen sind nicht Teil des Preises. Eine Indikation für Ihre Zahl erhalten Sie im Preisrechner, Quelle IMAP; Einzelheiten zur Zielplattform auf der Seite Google-Workspace-Migration.
Wann Sie das IONOS-Postfach-Paket anpassen
Lassen Sie die IONOS-Postfächer bestehen, bis Sie den Abschlussbericht in Händen halten. Er dokumentiert pro Postfach und Label, dass Quelle und Ziel übereinstimmen; solange er nicht vorliegt, brauchen wir Lesezugriff für Delta-Sync und Nachprüfung. Anschließend können Sie die Postfächer im IONOS-Kundenkonto löschen oder das Paket auf einen reinen Hosting-Tarif umstellen. Beachten Sie die Vertragslaufzeit: Eine frühzeitige Kündigung des Mail-Anteils spart Geld, eine zu frühe Löschung der Postfächer macht die Validierung unmöglich.
Quellen & weiterführende Dokumentation
- IONOS Hilfe-Center: Die Einrichtung des E-Mail-Programms schlägt fehl — IMAP-Serverdaten von IONOS (imap.ionos.de, Port 993, SSL/TLS)
- IONOS Hilfe-Center: E-Mail-Passwort ändern — Postfach-Passwort für den IMAP-Zugriff setzen
- IONOS Hilfe-Center: Domain mit Mailservern anderer Anbieter verwenden (MX-Records anpassen) — MX-Umstellung im IONOS-Kundenkonto
- Google Workspace-Hilfe: E-Mails aus einem IMAP-Konto importieren — Googles Datenimporttool, das IMAP-Ordner in Labels übersetzt
- Google Workspace-Hilfe: MX-Einträge für Google Workspace einrichten — Die DNS-Einträge, die Google für die Domain erwartet
