Bestandsaufnahme im KAS: Postfächer, Weiterleitungen, Catch-all
Im KAS (dem Kundenadministrationssystem von All-Inkl) finden sich unter „E-Mail“ drei verschiedene Dinge, die nach außen alle wie Adressen aussehen: echte Postfächer mit Speicher, reine Weiterleitungen ohne eigenen Speicher und oft ein Catch-all, der alles Unbekannte an ein Sammelpostfach lenkt. Migriert werden kann nur, was Inhalte hat, also die Postfächer. Weiterleitungen und Catch-all bilden wir in Microsoft 365 anders ab: als Alias (Proxy-Adresse) am Nutzer, als Verteilergruppe oder, im Fall des Catch-all, gar nicht, weil Exchange Online keinen Catch-all im klassischen Sinn kennt. Diese Zuordnung entscheiden wir vor dem Angebot, mit Ihnen gemeinsam, auf Basis der Liste aus dem KAS.
Ebenso prüfen wir, welche Domains im KAS Mail empfangen. Nicht jede davon muss nach Microsoft 365; Domains, die nur als Weiterleitung auf die Hauptdomain dienen, können Sie als zusätzliche Domain im Tenant hinterlegen oder weiter bei All-Inkl weiterleiten lassen.
Zugriff auf den Mailserver des KAS-Accounts
All-Inkl betreibt die Postfächer nicht auf einem einheitlichen Hostnamen, sondern auf dem Mailserver Ihres KAS-Accounts. Den genauen Servernamen zeigt das KAS in den Postfach-Einstellungen; er beginnt mit der Kennung Ihres Accounts. Darauf verbinden wir uns per IMAP mit SSL/TLS auf Port 993, jeweils mit dem Benutzernamen und Passwort des Postfachs. All-Inkl-Postfächer haben als Benutzernamen eine technische Kennung (nicht zwingend die E-Mail-Adresse), die ebenfalls im KAS zu sehen ist; bitte nehmen Sie sie in die Postfachliste auf. Das Passwort können Sie im KAS für die Dauer der Migration neu setzen.
Ein Zugang zum KAS selbst ist für das Lesen der Postfächer nicht erforderlich. Wir arbeiten ausschließlich mit den Postfach-Zugangsdaten, lesend, und verwahren sie verschlüsselt bis zum Projektende.
Ordnerstruktur und Grenzen von IMAP bei All-Inkl
Die Ordner eines All-Inkl-Postfachs werden vollständig übernommen, einschließlich Unterordnern und Anhängen. Da viele Kunden das Webmail von All-Inkl und zugleich Outlook nutzen, treffen wir regelmäßig auf parallel existierende Systemordner in Englisch und Deutsch; die vom Server als Spezialordner gekennzeichneten werden in Exchange Online zu „Gesendete Elemente“, „Entwürfe“, „Gelöschte Elemente“ und „Junk-E-Mail“, die übrigen bleiben als Ordner bestehen. Ein Punkt, der bei All-Inkl auffällt: Spam wird je nach Einstellung in einen Ordner verschoben oder nur im Betreff markiert. Markierte Mails migrieren wir wie normale Mails; ob der Spam-Ordner überhaupt mitkommen soll, legen Sie fest.
Nicht Teil der IMAP-Migration sind Kalender und Adressbuch des Webmails, serverseitige Filter, Autoresponder und die im KAS hinterlegten Weiterleitungen. Kalender und Kontakte können, falls All-Inkl sie per CalDAV/CardDAV bereitstellt, als Zusatzposition angefragt werden. In Microsoft 365 kommt alles als ungelesen an, weil der Lesestatus dort nicht übernommen wird.
Zustellung umstellen: DNS-Einstellungen im KAS
Im KAS verwalten Sie die DNS-Einträge unter der jeweiligen Domain. Für Microsoft 365 benötigen Sie zunächst den TXT-Eintrag zur Domainbestätigung, dann zum Stichtag: MX auf ihredomain-de.mail.protection.outlook.com, SPF mit include:spf.protection.outlook.com, CNAME autodiscover auf autodiscover.outlook.com, die DKIM-CNAMEs und einen DMARC-Eintrag. Wichtig bei All-Inkl: Solange im KAS für die Domain noch Postfächer oder ein Catch-all existieren, kann der Server eingehende Mails für diese Domain lokal zustellen, auch wenn der MX bereits auf Microsoft zeigt, nämlich dann, wenn andere Kunden desselben Servers an Ihre Domain senden. Nach der Validierung sollten die Mail-Einstellungen der Domain im KAS daher bereinigt werden. Wir prüfen den MX nach der Änderung von außen und starten erst dann den Delta-Sync.
Für mehrere Domains wiederholt sich das Vorgehen je Domain; Subdomains und Website-Einträge bleiben unverändert. Eine allgemeine Checkliste für den Wechsel ohne Ausfall gibt der Ratgeber zur MX-Umstellung.
Sechs Phasen und ein Festpreis
Nach dem Erstgespräch erfassen wir Ihre All-Inkl-Postfächer und erarbeiten mit Ihnen die Zuordnung von Postfächern, Aliassen und Verteilern. Auf dieser Basis erhalten Sie ein Festpreis-Angebot, danach eine Testmigration mit echten Postfächern, die Hintergrundübertragung, die Umstellung im KAS mit Delta-Sync und die Validierung mit Abschlussbericht. Die Phasen sind unter /ablauf beschrieben. Microsoft-365-Nutzer und freigegebene Postfächer müssen vor der Übertragung angelegt und lizenziert sein; das erledigen wir auf Wunsch.
Abgerechnet wird je echtem Postfach: 29 € für E-Mails und Ordner, dazu 200 € Projektpauschale, netto. Fünf All-Inkl-Postfächer kosten 345 €, 25 Postfächer 925 €. Reine Weiterleitungen kosten nichts, weil nichts zu übertragen ist. Microsoft-365-Lizenzen sind nicht enthalten. Den Betrag für Ihre Anzahl zeigt der Preisrechner mit Quelle IMAP; Einzelheiten zur Zielplattform auf der Seite Microsoft-365-Migration.
KAS-Account behalten, Postfächer später abbauen
Der KAS-Account bleibt meist bestehen, weil Website und Domains dort liegen. Die Postfächer löschen Sie erst, wenn der Abschlussbericht die Vollständigkeit bestätigt; bis dahin greifen Delta-Sync und Validierung lesend darauf zu. Danach entfernen Sie die Postfächer, Weiterleitungen und den Catch-all der migrierten Domains im KAS, damit keine Mails mehr lokal zugestellt werden, und passen gegebenenfalls das Tarifpaket an, wenn Speicher für Postfächer nicht mehr benötigt wird.
Quellen & weiterführende Dokumentation
- ALL-INKL.COM Anleitungen: Outlook 2019 / 2021 / 365 einrichten — IMAP-Serverdaten (KAS-Login.kasserver.com, Port 993)
- ALL-INKL.COM Anleitungen, KAS: E-Mail-Konto anlegen — Postfächer und Passwörter in der KAS-Verwaltung
- ALL-INKL.COM Anleitungen, KAS: E-Mail-Weiterleitung einrichten — Unterschied zwischen echten Postfächern und Weiterleitungen im KAS
- ALL-INKL.COM Anleitungen, KAS: MX-Record mit Host ändern — MX-Umstellung in den DNS-Einstellungen des KAS
- ALL-INKL.COM Anleitungen: DNS-Einstellungen zur Nutzung von Office365 — DNS-Einträge für Microsoft 365 bei All-Inkl
