Zugriff auf die IONOS-Postfächer
IONOS stellt Postfächer über IMAP bereit. Der Server lautet imap.ionos.de, Port 993 mit SSL/TLS. Für die Migration brauchen wir je Postfach die E-Mail-Adresse und das zugehörige Postfach-Passwort; einen zentralen Admin-Zugang, der alle Postfächer auf einmal öffnet, gibt es bei IMAP-Hostern nicht. In der Praxis sammeln Sie die Zugangsdaten in einer Liste, oder Sie setzen im IONOS-Kundenkonto für die Dauer der Migration ein temporäres Passwort je Postfach und ändern es danach wieder. Wir lesen ausschließlich; an den Postfächern bei IONOS wird nichts gelöscht oder verändert.
Die Zugangsdaten liegen bei uns nur verschlüsselt in einem Schlüsseltresor und werden nach Projektende gelöscht. Software auf Ihren Rechnern ist nicht nötig, die Übertragung läuft von unseren Servern aus direkt zwischen IONOS und Microsoft 365.
Was aus einem IONOS-Postfach mitkommt
IMAP ist ein reines E-Mail-Protokoll. Mitgenommen werden deshalb alle Nachrichten inklusive Anhängen und die komplette Ordnerstruktur, auch verschachtelte Unterordner. Standardordner ordnen wir den echten Systemordnern in Exchange Online zu: der IONOS-Ordner für gesendete Nachrichten landet in „Gesendete Elemente“, Entwürfe in „Entwürfe“, der Papierkorb in „Gelöschte Elemente“ und der Spam-Ordner in „Junk-E-Mail“. So entstehen keine doppelten Ordner wie „Sent“ neben „Gesendete Elemente“.
- Kalender und Kontakte sind nicht Teil des IMAP-Postfachs. Falls Sie bei IONOS Adressbuch oder Kalender im Webmail nutzen, nennen Sie das bitte in der Anfrage; ob und wie diese Daten als CalDAV/CardDAV exportierbar sind, klären wir in der Discovery.
- Lese-/Ungelesen-Status wird in Microsoft 365 nicht übernommen; migrierte Mails erscheinen dort als ungelesen.
- Filterregeln, Autoresponder und Weiterleitungen, die im IONOS-Webmail eingerichtet sind, müssen in Outlook bzw. Exchange Online neu angelegt werden.
Alles, was nicht automatisch übertragen wird, steht im Discovery-Bericht, bevor Sie das Angebot freigeben, und im Abschlussbericht danach.
Typische Stolpersteine bei IONOS
Drei Punkte fallen bei IONOS-Projekten regelmäßig auf. Erstens sehr volle Postfächer: Wer jahrelang nichts gelöscht hat, hat Postfächer mit vielen Gigabyte und zehntausenden Nachrichten. Das ist kein Problem, kostet aber Zeit, deshalb starten wir die Vorab-Übertragung früh und ziehen nur das Delta zum Stichtag nach. Zweitens Verbindungslimits: Wie jeder Hoster begrenzt IONOS die Zahl gleichzeitiger IMAP-Verbindungen je Postfach. Unsere Software hält solche Grenzen automatisch ein, statt in Fehler zu laufen. Drittens Sammelpostfächer wie info@ oder buchhaltung@, die mehrere Personen per IMAP teilen: Diese werden in Microsoft 365 sinnvollerweise zu freigegebenen Postfächern, was wir im Angebot mit einplanen.
DNS und MX im IONOS Domain Center
Die Domain bleibt in der Regel bei IONOS, nur die Mail-Zustellung wechselt. Vorbereitend fügen Sie die Domain in Microsoft 365 hinzu und bestätigen sie per TXT-Eintrag im IONOS Domain Center; das hat noch keine Auswirkung auf den Mailfluss. Einige Tage vor dem Stichtag senken wir die TTL der betroffenen Einträge, damit die Umstellung später schnell greift.
Am Stichtag ändern Sie im Domain Center die DNS-Einträge, die Microsoft im Admin Center für Ihre Domain anzeigt:
- MX auf den Exchange-Online-Host der Form ihredomain-de.mail.protection.outlook.com, der bisherige IONOS-MX wird entfernt.
- SPF: der TXT-Eintrag erhält include:spf.protection.outlook.com; IONOS-Mailserver bleiben nur drin, solange noch Systeme darüber senden.
- Autodiscover: CNAME autodiscover auf autodiscover.outlook.com, damit Outlook die neuen Postfächer automatisch findet.
- DKIM (zwei CNAME-Einträge aus dem Microsoft Defender Portal) und DMARC anschließend aktivieren.
Die Website bei IONOS betrifft das nicht, A- und CNAME-Einträge für den Webauftritt bleiben unverändert. Wer unsicher ist, geht die Einträge am Stichtag gemeinsam mit uns durch.
Ablauf und Festpreis
Der Umzug folgt unserem Standardablauf in sechs Phasen, der unter /ablauf im Detail beschrieben ist: Erstgespräch, Discovery-Analyse der IONOS-Postfächer, Festpreis-Angebot mit Testmigration, Vorab-Übertragung im laufenden Betrieb, MX-Umstellung mit Delta-Sync und zum Schluss die Validierung pro Postfach und Ordner mit Abschlussbericht. Voraussetzung auf der Zielseite: Die Nutzer sind in Microsoft 365 angelegt und lizenziert, bevor die Übertragung beginnt. Das Anlegen übernehmen wir auf Wunsch.
Preislich ist eine IONOS-Migration gut kalkulierbar, weil nur E-Mails übertragen werden: 29 € je Postfach plus 200 € Projektpauschale. Ein Unternehmen mit 20 IONOS-Postfächern zahlt also 780 € netto, bei 60 Postfächern greift der Mengenrabatt von 10 % auf die Postfach-Summe und es werden 1.766 € netto. Microsoft-365-Lizenzen kommen direkt von Microsoft dazu. Ihre eigene Konfiguration rechnen Sie im Preisrechner mit vorausgewählter IMAP-Quelle; verbindlich wird der Preis mit dem Angebot nach der kostenlosen Erstanalyse. Mehr zur Zielplattform unter Microsoft-365-Migration.
IONOS-Paket kündigen: erst nach dem Abschlussbericht
Kündigen oder verkleinern Sie das IONOS-Mailpaket nicht vor dem Stichtag. Die Postfächer müssen bis zum Delta-Sync und zur abschließenden Validierung erreichbar bleiben, sonst können wir die Vollständigkeit nicht belegen. Erst wenn der Abschlussbericht vorliegt und Ihr Team einige Tage auf Microsoft 365 gearbeitet hat, ist der Zeitpunkt für die Kündigung der Postfächer. Läuft Ihre Website weiter bei IONOS, kündigen Sie nur den Mail-Anteil des Pakets, nicht den Vertrag insgesamt. Prüfen Sie außerdem die Kündigungsfrist des Tarifs, damit Sie nicht unnötig lange doppelt zahlen.
Quellen & weiterführende Dokumentation
- IONOS Hilfe-Center: Die Einrichtung des E-Mail-Programms schlägt fehl — IMAP-Serverdaten von IONOS (imap.ionos.de, Port 993, SSL/TLS)
- IONOS Hilfe-Center: E-Mail-Passwort ändern — Postfach-Passwort für den IMAP-Zugriff setzen
- IONOS Hilfe-Center: Domain mit Mailservern anderer Anbieter verwenden (MX-Records anpassen) — MX-Umstellung im IONOS-Kundenkonto
- IONOS Hilfe-Center: Bei IONOS registrierte Domain mit Microsoft 365 bei Drittanbietern nutzen — DNS-Einträge für ein direkt bei Microsoft bezogenes Microsoft 365
- Microsoft Learn: Informationen zum Migrieren Ihrer IMAP-Postfächer zu Microsoft 365 — Was eine IMAP-Migration nach Exchange Online überträgt und was nicht
