Eigene Domain oder t-online.de-Adresse: der entscheidende Unterschied
Bevor es um Technik geht, muss eine Frage geklärt sein: Unter welcher Domain empfangen Sie heute Mail? Läuft Ihr Geschäftsverkehr über eine eigene Domain (z. B. firma.de) mit Telekom-Postfächern dahinter, lässt sich diese Domain in Microsoft 365 übernehmen; Ihre Adressen bleiben nach dem Umzug gleich. Nutzen Sie dagegen Adressen, die auf @t-online.de enden, gehört diese Domain der Telekom. Solche Adressen können nicht nach Microsoft 365 übertragen werden. Die Inhalte des Postfachs schon: Wir migrieren die Mails in ein Microsoft-365-Postfach unter Ihrer neuen Domain, und das alte t-online.de-Postfach kann für eine Übergangszeit mit einer Weiterleitung oder Abwesenheitsnotiz weiterlaufen, bis Kunden und Partner die neue Adresse kennen.
Die Telekom hat ihre Geschäftskunden-Mailprodukte mehrfach umbenannt. Welche Bezeichnung auf Ihrer Rechnung steht, ist für die Migration zweitrangig; entscheidend ist, ob die Postfächer per IMAP erreichbar sind und wer die DNS-Einträge der Domain verwaltet.
IMAP-Zugriff auf Telekom-Postfächer
Telekom-Postfächer sind über secureimap.t-online.de, Port 993, per SSL/TLS erreichbar. Für den Zugriff aus einem Mailprogramm oder aus unserer Migrationssoftware ist bei der Telekom in der Regel ein eigenes E-Mail-Passwort nötig, das vom Login des Kundencenters getrennt ist und dort je Postfach gesetzt wird. Prüfen Sie vor dem Start, dass für jedes zu migrierende Postfach ein solches Passwort vergeben ist; ohne dieses scheitert die Anmeldung, auch wenn das Kundencenter-Kennwort stimmt. Wir brauchen dann je Postfach die vollständige Adresse und dieses E-Mail-Passwort. Ein zentraler Zugriff über das Kundencenter auf alle Postfächer existiert für IMAP nicht.
Die Zugangsdaten werden in unserem Schlüsseltresor verschlüsselt abgelegt, nur für den Lesezugriff verwendet und nach Projektabschluss gelöscht. Auf Ihren PCs wird nichts installiert.
Was mitkommt und was nicht
Übertragen werden alle Nachrichten mit Anhängen und die Ordnerstruktur. Telekom-Postfächer verwenden deutsche Ordnernamen wie „Gesendete Objekte“, „Entwürfe“ oder „Papierkorb“; diese ordnen wir den Exchange-Online-Systemordnern zu, sodass Outlook sie als echte Systemordner behandelt und nicht als zusätzliche Kopien anzeigt. Ordner, die der Telekom-Spamfilter befüllt, landen in „Junk-E-Mail“ oder werden auf Wunsch ausgelassen.
Nicht enthalten sind, wie bei jeder IMAP-Quelle, Kalender und Kontakte. Das Telekom-E-Mail-Center bietet ein Adressbuch und einen Kalender; wenn Sie darauf angewiesen sind, nennen Sie es in der Anfrage, und wir klären in der Discovery, ob ein Export oder ein Zugriff per CalDAV/CardDAV möglich ist. Ebenfalls neu einzurichten sind Weiterleitungen, Abwesenheitsnotizen und Filterregeln aus dem E-Mail-Center. In Microsoft 365 erscheinen migrierte Nachrichten als ungelesen, weil der Lesestatus dort nicht übernommen wird. Der Abschlussbericht benennt jede dieser Grenzen ausdrücklich.
DNS: Wo Ihre Domain verwaltet wird
Bei Telekom-Kunden liegt die Domain nicht immer bei der Telekom; häufig ist sie bei einem anderen Registrar registriert und zeigt per MX auf die Telekom. Deshalb klären wir in der Discovery, wer die DNS-Einträge verwaltet: das Telekom-Kundencenter oder ein Drittanbieter. Die Änderungen sind in beiden Fällen dieselben: Domain in Microsoft 365 per TXT-Eintrag bestätigen, TTL senken, zum Stichtag den MX-Eintrag auf den Exchange-Online-Host ihredomain-de.mail.protection.outlook.com setzen, den Telekom-MX entfernen, SPF auf include:spf.protection.outlook.com anpassen, den CNAME autodiscover auf autodiscover.outlook.com anlegen und die DKIM-CNAMEs aus dem Microsoft-Portal eintragen, gefolgt von DMARC.
Bei reinen t-online.de-Adressen entfällt die DNS-Umstellung; stattdessen richten Sie im Telekom-E-Mail-Center eine Weiterleitung auf die neue Microsoft-365-Adresse ein und kommunizieren die Adressänderung. Für den allgemeinen Ablauf einer MX-Umstellung ohne Ausfall siehe den Ratgeber zur MX-Umstellung.
Projektablauf, Zeitbedarf und Preis
Wie jedes Projekt läuft der Telekom-Umzug in den sechs Phasen von /ablauf: Nach dem Erstgespräch erfassen wir die Postfächer, erstellen ein Festpreis-Angebot und migrieren zwei bis drei Postfächer zur Probe. Danach läuft die Übertragung aller Postfächer im Hintergrund, während Ihr Team weiter über die Telekom arbeitet. Zum Stichtag wird umgestellt, der Delta-Sync holt die letzten Mails, und die Validierung vergleicht jedes Postfach ordnerweise mit der Quelle. Vorab müssen die Microsoft-365-Nutzer angelegt und lizenziert sein; auch das übernehmen wir, wenn gewünscht.
Der Preis: 29 € je Postfach zuzüglich 200 € Pauschale, netto. Acht Telekom-Postfächer kosten 432 €, dreißig Postfächer 1.070 €. Microsoft-365-Lizenzen sind separat. Ihre Konfiguration berechnet der Preisrechner mit Quelle IMAP; der Festpreis folgt nach der Erstanalyse. Zur Zielplattform: Microsoft-365-Migration.
Telekom-Postfächer weiterbetreiben oder kündigen
Lassen Sie die Postfächer bei der Telekom aktiv, bis der Abschlussbericht vorliegt. Bei einer eigenen Domain können Sie den Mail-Anteil danach kündigen oder reduzieren; prüfen Sie, ob die Postfächer an einen Anschlussvertrag gekoppelt sind und was eine Kündigung dort auslöst. Bei t-online.de-Adressen empfiehlt sich ein Weiterbetrieb mit Weiterleitung für einige Monate, bis alle Absender die neue Adresse verwenden. Erst dann sollten Sie das Postfach schließen.
Quellen & weiterführende Dokumentation
- Telekom Homepage-Center Hilfe: Übersicht der Server — IMAP-/SMTP-Serverdaten für Telekom-Postfächer (secureimap.t-online.de, Port 993)
- Telekom Geschäftskunden: Telekom Mail — Passwort für E-Mail-Programme im E-Mail-Center anlegen
- Telekom Homepage-Center Hilfe: Alles was man über die DNS-Records im Zusammenhang mit einer Telekom Homepage wissen sollte — MX-Eintrag in der DNS-Administration des Homepage-Centers ändern
- Telekom Homepage-Center Hilfe: Domain mit Office 365 nutzen — DNS-Einträge für Microsoft 365 bei einer Telekom-Domain
- Microsoft Learn: Informationen zum Migrieren Ihrer IMAP-Postfächer zu Microsoft 365 — Was eine IMAP-Migration nach Exchange Online überträgt und was nicht
