Ausgangslage: Zwei Plattformen, zwei Denkweisen
Microsoft 365 und Google Workspace lösen dieselben Aufgaben mit unterschiedlichen Konzepten. Outlook sortiert Mails in Ordner, Gmail arbeitet mit Labels. Exchange kennt Stellvertretungen und Posteingangsregeln auf Serverseite, Google löst vieles über Freigaben und Filter. OneDrive und SharePoint entsprechen grob „Meine Ablage" und „Geteilte Ablagen" in Google Drive, aber Berechtigungen funktionieren anders. Eine saubere Migration bildet diese Konzepte bewusst aufeinander ab, statt Daten einfach nur zu kopieren. Wer den umgekehrten Weg kennt, findet im Ratgeber Google Workspace zu Microsoft 365 migrieren das Gegenstück zu diesem Artikel.
Was übertragen wird und wie es abgebildet wird
Outlook-Ordner werden zu Gmail-Labels
Postfächer aus Exchange Online werden mit ihrer kompletten Ordnerstruktur übertragen. Jeder Outlook-Ordner wird in Gmail zu einem Label, Unterordner werden zu verschachtelten Labels. Die Standardordner Posteingang, Gesendet, Entwürfe und Papierkorb landen in den echten Systembereichen von Gmail, nicht in Kopie-Labels. Anhänge bleiben an den Nachrichten, interne Verweise innerhalb von Konversationen bleiben erhalten. Da eine Mail in Outlook nur in einem Ordner liegen kann, gibt es in dieser Richtung keine Mehrdeutigkeit: Jede Nachricht bekommt genau das Label, das ihrem Quellordner entspricht.
Exchange-Kalender nach Google Kalender
Termine, Serientermine, Teilnehmer und Erinnerungen werden in den Google Kalender des jeweiligen Nutzers übertragen. Einladungen bleiben Einladungen, der Organisator bleibt Organisator. Bei Serien gilt: Die Serie selbst wird übertragen, und einzelne Ausnahmen (ein verschobener oder abgesagter Termin aus einer Serie) werden in Richtung Google Workspace vollständig übernommen. Auch Zweit- und Nebenkalender neben dem Hauptkalender werden übertragen; welche Kalender in welches Google-Konto gehören, legen wir in der Erstanalyse fest.
Kontakte und Kontaktgruppen
Persönliche Kontakte aus Outlook werden zu Google Kontakten, Kontaktgruppen bleiben Gruppen. Das zentrale Adressbuch der Organisation (die globale Adressliste) entsteht in Google Workspace automatisch aus den angelegten Nutzern und braucht keine Migration.
OneDrive und SharePoint nach Google Drive
Persönliche Dateien aus OneDrive wandern inklusive Ordnerstruktur nach „Meine Ablage" des jeweiligen Nutzers. Office-Dateien bleiben dabei Office-Dateien: Google Drive speichert .docx, .xlsx und .pptx nativ und öffnet sie zur Bearbeitung in Docs, Tabellen und Präsentationen. Eine Konvertierung in Google-Formate ist nicht nötig und wird nicht automatisch vorgenommen. Freigaben auf Datei- und Ordnerebene werden mitgenommen, sofern die beteiligten Nutzer im Ziel existieren. SharePoint-Bibliotheken und Teams-Dateien bilden wir auf geteilte Ablagen ab; das kalkulieren wir nach der Erstanalyse, weil sich Site-Berechtigungen nicht automatisch übertragen lassen. Details dazu stehen auf der Seite Cloud-Speicher-Migration.
Gruppen, Verteiler und freigegebene Postfächer
Microsoft-365-Gruppen und Verteilerlisten werden als Google Groups angelegt, inklusive Mitgliedern und Besitzern. Freigegebene Postfächer (info@, buchhaltung@) haben in Google Workspace kein identisches Gegenstück. Übliche Lösungen sind eine Google Group mit gemeinsamem Posteingang oder ein eigenes Nutzerkonto mit Delegierung. Welche Variante passt, entscheiden wir mit Ihnen pro Postfach; die Inhalte selbst übertragen wir auf Anfrage in die gewählte Zielform.
Was nicht automatisch mitkommt
Ehrlichkeit ist hier wichtiger als Vollständigkeits-Versprechen. Diese Dinge haben in Google Workspace kein automatisches Gegenstück oder werden von uns bewusst nicht angefasst:
- Posteingangsregeln aus Outlook/Exchange: Sie müssen als Gmail-Filter neu angelegt werden. Wir liefern im Abschlussbericht eine Liste der betroffenen Postfächer.
- Stellvertretungen, „Senden als" und „Senden im Auftrag von": Diese Berechtigungen werden nicht übertragen und müssen in Google Workspace als Delegierung oder Gruppenberechtigung neu gesetzt werden.
- Kategorien und Kennzeichnungen aus Outlook haben in Gmail keine direkte Entsprechung.
- Signaturen, Abwesenheitsnotizen und Outlook-Schnellschritte sind Client- bzw. Kontoeinstellungen und müssen neu eingerichtet werden.
- Teams-Chats und -Kanäle werden nicht nach Google Chat übertragen; Teams-Dateien hingegen schon (siehe oben).
- Berechtigungen auf SharePoint-Site-Ebene werden nicht automatisch auf geteilte Ablagen abgebildet, sondern nach Ihrer Vorgabe neu gesetzt.
- Administrative Rollen, Sicherheitsrichtlinien und DNS/MX werden nicht migriert; die Umstellung der DNS-Einträge übernehmen Sie oder Ihr Provider nach unserer Anleitung.
Der Gelesen/Ungelesen-Status bleibt in Richtung Gmail erhalten; die Einschränkung, dass Mails als ungelesen ankommen, betrifft nur das Ziel Microsoft 365.
Lizenzen und Konten im Ziel vorbereiten
Bevor Daten fließen, braucht jeder Nutzer ein Google-Workspace-Konto mit passender Lizenz. Die Edition bestimmt unter anderem den Speicherplatz je Nutzer; prüfen Sie vorab, ob die OneDrive-Datenmenge Ihrer größten Nutzer in das gewählte Google-Kontingent passt. Nutzer, Gruppen und Lizenzen können Sie selbst anlegen oder uns übergeben. Die Microsoft-365-Lizenzen laufen parallel weiter, bis der Abschlussbericht vorliegt; erst dann sollten Sie sie kündigen oder reduzieren. Die Domain wird in Google Workspace hinzugefügt und verifiziert, ohne die MX-Einträge anzufassen. Ein Tipp aus der Praxis: Legen Sie die Nutzer im Ziel mit exakt denselben E-Mail-Adressen an wie in Microsoft 365. Das vereinfacht das Mapping von Postfächern, Kalendereinladungen und Freigaben erheblich.
Der Ablauf in sechs Schritten
- Bestandsaufnahme: Postfächer, Postfachgrößen, freigegebene Postfächer, Gruppen, OneDrive-Volumen, SharePoint-Sites und die DNS-Konfiguration werden erfasst. Unsere Software liest den Bestand automatisch aus und erzeugt einen Discovery-Bericht.
- Ziel vorbereiten: Nutzer, Lizenzen, Gruppen und die Domain in Google Workspace anlegen; MX-Einträge bleiben noch auf Microsoft 365.
- Testmigration: Zwei bis drei echte Postfächer werden vorab übertragen, damit Sie Labels, Kalender und Drive-Struktur am eigenen System sehen.
- Vorab-Migration: Der Großteil aller Daten wird im Hintergrund übertragen, während Ihr Team normal in Microsoft 365 weiterarbeitet. Wir lesen aus der Quelle nur, dort ändert sich nichts.
- Cutover und Delta-Sync: Zum Stichtag werden die MX-Einträge auf Google umgestellt; ein Delta-Sync zieht alles nach, was seit der Vorab-Migration neu dazugekommen ist.
- Validierung und Übergabe: Jedes Objekt wird gegen die Quelle geprüft. Sie erhalten einen Abschlussbericht, der die Vollständigkeit belegt und offen benennt, was nicht automatisch übertragen wurde.
Die einzelnen Phasen, was wir jeweils von Ihnen brauchen und was Sie am Ende erhalten, beschreibt die Seite Ablauf einer Migration im Detail.
MX-Umstellung: Der einzige Moment, der Zeitdruck hat
Solange die MX-Einträge auf Microsoft 365 zeigen, kommen neue Mails dort an. Die Umstellung auf Google erfolgt erst, wenn die Vorab-Migration abgeschlossen ist und alle Nutzer im Ziel lizenziert sind. Vorher die TTL der DNS-Einträge senken, dann in einem ruhigen Zeitfenster umschalten, anschließend SPF, DKIM und DMARC auf Google anpassen und den Delta-Sync starten. Wie Sie das ohne Ausfall und ohne doppelte Zustellung hinbekommen, beschreibt der Ratgeber E-Mail-Umzug ohne Ausfall: MX umstellen Schritt für Schritt.
Die häufigsten Stolperfallen
- Outlook-Gewohnheiten unterschätzen: Wer jahrelang mit Ordnern, Kategorien und Regeln gearbeitet hat, braucht eine kurze Einweisung in Labels und Filter. Planen Sie eine halbe Stunde pro Team ein.
- Freigegebene Postfächer vergessen: Sie tauchen in keiner Nutzerliste auf, werden aber täglich benutzt. Vor der Migration klären, was aus info@ und Co. wird.
- SharePoint als „ein Ordner" betrachten: Sites, Bibliotheken und Berechtigungen sind der aufwendigste Teil. Entscheiden Sie früh, welche Sites eine eigene geteilte Ablage werden und welche archiviert werden.
- Speicherkontingente: Ein Nutzer mit sehr großem OneDrive kann das Google-Kontingent seiner Edition sprengen. Das zeigt die Discovery-Analyse vorab.
- Microsoft-Lizenzen zu früh kündigen: Ohne gültige Lizenz ist das Quellpostfach nicht mehr lesbar. Der Delta-Sync und die Validierung brauchen die Quelle noch.
- Mobile Geräte: Exchange-Konten auf Smartphones müssen durch Google-Konten ersetzt werden. Eine kurze Anleitung für die Nutzer am Stichtag spart viele Rückfragen.
DSGVO: Wo laufen die Daten während der Migration?
Beide Plattformen sind Produkte von US-Konzernen mit EU-Rechenzentrumsoptionen; die Bewertung der Plattformen selbst ist Ihre Entscheidung. Für die Migration gilt unabhängig davon: Die Daten sollten unterwegs nicht über Werkzeuge oder Server in Drittländern laufen. Migravault bewegt alle Inhalte ausschließlich über eigene Server in Deutschland und der EU, mit eigener Software, ohne Drittanbieter-Migrationsdienste. Auf Wunsch schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Zugangsdaten liegen verschlüsselt im Schlüsseltresor, nie im Klartext. Was Sie darüber hinaus beachten sollten, fasst der Ratgeber DSGVO-konforme Cloud-Migration zusammen (keine Rechtsberatung).
Was kostet die Migration von Microsoft 365 zu Google Workspace?
Die Listenpreise sind in beide Richtungen gleich: 200 € Projektpauschale, 29 € je Postfach für E-Mails mit Labels, je 5 € für Kalender und Kontakte sowie 19 € je Nutzer für persönliche Dateien von OneDrive nach Google Drive (bis 50 GB je Nutzer). Ein Beispiel: 30 Postfächer mit E-Mails, Kalendern und Kontakten kosten 30 × 39 € = 1.170 € plus 200 € Pauschale, also 1.370 € netto. Kommen die OneDrive-Dateien dazu, sind es 30 × 58 € = 1.740 € plus 200 €, also 1.940 € netto. Ab 50 Postfächern sinkt die Postfach-Summe um 10 %, ab 100 um 15 %: 60 Postfächer mit E-Mails, Kalendern und Kontakten ergeben 60 × 39 € = 2.340 €, abzüglich 10 % sind das 2.106 €, plus 200 € Pauschale 2.306 € netto. SharePoint-Sites, Teams-Dateien und freigegebene Postfächer kalkulieren wir nach der Erstanalyse. Google-Workspace-Lizenzen sind nicht enthalten. Ihre eigene Konfiguration rechnen Sie im Preisrechner mit vorausgewählter Quelle Microsoft 365; die Preislogik dahinter erklärt der Ratgeber Was kostet eine E-Mail-Migration?.
Selbst machen oder beauftragen?
Google bietet eigene Importwerkzeuge für Exchange-Postfächer. Für wenige Nutzer ohne SharePoint, Gruppen und freigegebene Postfächer kann das genügen. Sobald mehrere Dutzend Postfächer, Serientermine mit Einladungen, geteilte Ablagen und eine Domain-Umstellung zusammenkommen, steigt das Risiko von Lücken, die niemand bemerkt, bis ein Termin oder eine Datei fehlt. Eine begleitete Migration führt die Testmigration vorab durch, zieht das Delta zum Stichtag nach und weist jede Übertragung pro Objekt nach. Was eine Google-Workspace-Migration mit Migravault umfasst, steht auf der Leistungsseite; falls Sie sich noch zwischen beiden Plattformen entscheiden, hilft der Vergleich Google Workspace vs. Microsoft 365. Und wer am Ende doch bei Microsoft bleibt oder einen zweiten Tenant zusammenführt, findet das Gegenstück unter Microsoft-365-Migration.
Häufige Fragen
Werden Outlook-Ordner in Gmail zu Labels?
Ja. Jeder Ordner wird zu einem Label, Unterordner werden zu verschachtelten Labels. Posteingang, Gesendet, Entwürfe und Papierkorb landen in den echten Systembereichen von Gmail. Weil eine Mail in Outlook nur in einem Ordner liegt, bekommt sie in Gmail genau ein entsprechendes Label; Anhänge bleiben erhalten.
Was passiert mit Posteingangsregeln und Stellvertretungen aus Outlook?
Sie werden nicht automatisch übertragen. Posteingangsregeln müssen als Gmail-Filter neu angelegt werden, Stellvertretungen und „Senden als" als Delegierung oder Gruppenberechtigung in Google Workspace. Wir listen die betroffenen Postfächer im Abschlussbericht auf, damit nichts übersehen wird, und planen die Nacharbeit mit Ihnen vor dem Stichtag ein.
Was wird aus SharePoint und freigegebenen Postfächern?
SharePoint-Bibliotheken und Teams-Dateien bilden wir auf geteilte Ablagen in Google Drive ab, Site-Berechtigungen werden dabei nach Ihrer Vorgabe neu gesetzt. Freigegebene Postfächer werden zu einer Google Group mit gemeinsamem Posteingang oder einem delegierten Konto. Beides kalkulieren wir nach der Erstanalyse.
Bleiben Office-Dateien in Google Drive bearbeitbar?
Ja. Google Drive speichert .docx, .xlsx und .pptx unverändert und öffnet sie in Docs, Tabellen und Präsentationen. Eine Konvertierung in Google-Formate ist nicht nötig und findet bei der Migration nicht statt. Nutzer können einzelne Dateien später selbst konvertieren, wenn sie das wünschen.
Was kostet die Migration von Microsoft 365 zu Google Workspace?
200 € Projektpauschale, 29 € je Postfach für E-Mails, je 5 € für Kalender und Kontakte, 19 € je Nutzer für OneDrive-Dateien bis 50 GB. 30 Postfächer mit E-Mails, Kalendern und Kontakten kosten 1.370 € netto. Ab 50 Postfächern gibt es 10 % Rabatt auf die Postfach-Summe, ab 100 Postfächern 15 %. Lizenzen sind nicht enthalten.
Quellen & weiterführende Dokumentation
- Google Workspace-Hilfe: Daten aus Exchange migrieren — Googles Datenimporttool für Postfächer aus Exchange Online
- Google Workspace-Hilfe: Standardmethode für den Datenimport für OneDrive verwenden — OneDrive-Dateien nach Google Drive (Meine Ablage)
- Google Workspace-Hilfe: Standardmethode für den Datenimport für SharePoint Online verwenden — SharePoint-Sites in geteilte Ablagen überführen
- Google Workspace-Hilfe: MX-Einträge für Google Workspace einrichten — Die MX-Einträge, die Google für die Domain erwartet
- Google Workspace-Hilfe: Vorbereitung und GWSMO installieren — Google Workspace Sync for Microsoft Outlook, falls Outlook weiter genutzt werden soll
